Sekretär*in­Rektor*in­(w/m/d/x)

Über diesen Job

An der Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle wird zum 01.04.2027 eine unbefristete Stelle als Sekretär*in Rektor*in (w/m/d/x) in Vollzeit (40 Stunden/Woche) angeboten. Die Position umfasst vielseitige Aufgaben in der Unterstützung der Hochschulleitung, darunter Terminplanung, Protokollführung und Organisation von Veranstaltungen. Voraussetzung sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich sowie relevante Berufserfahrung, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich. Die Kunsthochschule bietet ein kreatives, kollegiales Arbeitsumfeld mit flexibler Arbeitszeitgestaltung und attraktiven Zusatzleistungen. Bewerbungen sind bis zum 15.11.2026 online einzureichen.

Aufgaben

• Terminplanung und Terminkoordination für den*die Rektor*in sowie die Prorektor*innen durchführen
• Beratungen mit internen und externen Gesprächspartner*innen organisatorisch vorbereiten und koordinieren
• Wöchentliche Dienstberatungen des Rektorats und Senatssitzungen organisieren und vorbereiten
• Posteingang und -ausgang für den*die Rektor*in und Prorektor*innen bearbeiten
• Wiedervorlage führen, Fristen kontrollieren und Ablage für den*die Rektor*in und Prorektor*innen verwalten
• Protokolle führen
• Statistiken, Reports und Präsentationen erstellen sowie Rechercheaufgaben durchführen
• Dienstreisen für den*die Rektor*in und Prorektor*innen planen und organisieren
• Beschaffungsanträge bearbeiten und Rechnungen verwalten
• Bei der Vorbereitung von hochschulweiten Veranstaltungen mitwirken

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte*r mit relevanter Berufserfahrung
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und strukturiertes Arbeiten zur Koordination von Terminen und Besprechungen
• Vertraulichkeit, Loyalität und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Hohe Kommunikations- und Serviceorientierung sowie ein sicheres Auftreten gegenüber verschiedenen Gesprächspartner*innen
• Erfahrung in der Protokollführung und Erstellen von Statistiken sowie Berichten
• Vertrautheit mit IT-gestützten Verwaltungsverfahren und gängigen PC-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Flexibilität und Lernbereitschaft, um sich an wechselnde Anforderungen anzupassen
• Sorgfalt und Organisationsvermögen in der Bearbeitung von Post und Dokumenten
• Freude am Arbeiten in einem kreativen Umfeld und der Zusammenarbeit mit Studierenden

Benefits

• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Freundliche Arbeitsatmosphäre
• Gesundheitsförderung
• Hochschulsportangebot
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Jährliche Sonderzuwendung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge

Kontakt

Frau Dr. Sara Binay

Tel: +493457751511

Email: binay@burg-halle.de