Office­Manager

Über diesen Job

Werde Office Manager bei Mercury in Schönebeck und gestalte die Zukunft des Bauwesens mit! Du bist verantwortlich für die effiziente Verwaltung aller Bürosysteme, die Koordination von Bürobedarf und die Unterstützung des Führungsteams. Mit mindestens 5 Jahren Erfahrung in der Büroverwaltung und umfassenden Kenntnissen der Microsoft Office Suite bist du bereit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Profitiere von einem unterstützenden Team, das deine persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Bewerbe dich jetzt und setze deine Visionen in die Tat um!

Aufgaben

• Alle Bürosysteme, -verfahren und -einrichtungen verwalten, um einen effizienten und reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen
• Sämtliche Büroartikel koordinieren, verwalten und bestellen
• Einen reibungslosen Ablauf im Bereich Administration, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung sicherstellen
• Daten in Tabellenkalkulationen organisieren und pflegen sowie Berichte erstellen
• Papierkram und weitere administrative Aufgaben organisieren und erledigen
• Mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um IT-Materialien und Hardware rechtzeitig zu bestellen
• Der IT-Abteilung Rückmeldung geben, falls Ersatz benötigt wird
• Alle bürobezogenen Dienstleistungsverträge verwalten
• An Sitzungen auf Anfrage der Geschäftsleitung teilnehmen und Protokolle erstellen
• Die Protokolle an alle relevanten Parteien verteilen
• Professionelle Sekretariatsdienste für das Führungsteam anbieten, insbesondere in der Kundenkorrespondenz und bei Angeboten
• Präsentationen vorbereiten
• Das Management der Geschäftseinheit bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben unterstützen
• Reise- und Unterkunftsbedürfnisse der Mitarbeiter organisieren
• Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben erledigen
• In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Einhaltung der Bürorichtlinien sicherstellen
• Nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen suchen, um die Büro- und Geschäftseffizienz zu verbessern

Anforderungen

• Nachweisliche Erfahrung als Verwaltungsassistentin in einem geschäftigen Büroumfeld von über 5 Jahren.
• Hervorragende Kenntnisse in der Microsoft Office Suite, darunter Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote und SharePoint.
• Praktische SAP-Kenntnisse für das Management von Prozessen und Daten.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen professionell und vertrauenswürdig zu behandeln.
• Ausgezeichnete organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten zur termingerechten Fertigstellung von Projekten.
• Selbstvertrauen in der Kommunikation mit dem Senior Leadership Team und der Beantwortung von Anfragen.
• Eigeninitiative und Fähigkeit, in einem dynamischen Team zu arbeiten und die Zusammenarbeit zu fördern.
• Effizientes Zeitmanagement, Priorisierung von Aufgaben und Arbeit unter minimaler Aufsicht.
• Erfahrung im Bauwesen oder in einem ähnlichen, geschäftigen Umfeld.
• Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung von Büroeffizienz und -praktiken.
• Verhandlungsgeschick und Kenntnis im Umgang mit Dienstleistungsverträgen und Angeboten.
• Fähigkeit, an Veränderungsprozessen teilzunehmen und gutes Urteilsvermögen zu zeigen.

Benefits

• Herausfordernde Entwicklungsmöglichkeiten
• Unterstützendes Team
• Reise- und Unterkunftsorganisation
• Gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten

Kontakt

Tel: 012163000

Email: