097/2026­Assistent*in­(m/w/d)­im­Büro­des­Rektors­{Kaufmann/-frau-Büromanagement}

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine*n Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors zur Unterstützung der strategischen Entwicklung der Universität. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit und bietet ein vielfältiges Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung sowie einem attraktiven Campusleben. Bewerber*innen sollten eine Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen, über Erfahrung im Assistenzbereich verfügen und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse haben. Bewerbungen sind bis zum 7. Juni 2026 über das Online-Bewerbungsportal willkommen.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste sein
• Vorausschauendes Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystem vorhalten, einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten im Rektorat
• Operative Begleitung bei der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
• Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
• Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
• Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
• Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
• Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
• Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
• Eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertraulichkeit im Umgang mit Informationen
• Verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Partnern
• Ausgeprägte Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein bei der Aufgabenbewältigung
• Einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im Hochschulbereich
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint
• Hohe Lernbereitschaft und Organisationsvermögen bei neuen Aufgaben und Anforderungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Gesundheitsangebote
• Sportprogramm
• Familienfreundliche Angebote
• Weiterbildungsangebote
• Attraktive Verpflegungsmöglichkeiten
• Vielfalt und Inklusion

Kontakt

Tel: 00493916758683

Email: r-r@ovgu.de