Mitarbeiter­Archiv­/­Verschlagwortung­(m/w/d)

Über diesen Job

Mitarbeiter Archiv / Verschlagwortung (m/w/d) gesucht! Werden Sie Teil der KoBa Harz in Wernigerode und unterstützen Sie uns in der Archivierung und Dokumentenverwaltung. Wir bieten einen befristeten Arbeitsvertrag mit tarifgerechter Bezahlung, flexibler Arbeitszeitgestaltung und einem angenehmen Betriebsklima. Bewerben Sie sich bis zum 31.08.2026 und gestalten Sie Ihre berufliche Zukunft bei uns!

Aufgaben

• Übernahme aller für die Archivierung vorbereiteten Akten unter Beachtung der geltenden Dienstanweisung
• Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen und dem Landkreisarchiv
• Herausgabe der Akten bei Anforderung sowie deren Rückführung
• Überwachung der Archivierungsfristen
• Pflege und Sicherung der Kassation, insbesondere Vorbereitung, Auslösung und Zuführung des Archivgutes, das das Ende der Archivierungsfrist erreicht hat, in die datenschutzgerechte Vernichtung
• Beteiligung an der Archivierung der elektronischen Akten
• vollumfängliche Postbearbeitung
• Registratur, Aufbereitung und Zuordnung des herkömmlichen Posteingangs zu den jeweiligen Regionalstellen und Organisationseinheiten
• Aufbereitung und Scannen des Posteingangs für die e-Akte sowie Zuordnung zu den Organisationseinheiten und in der e-Akte
• Aufbewahrung gescannter Schriftstücke und Rückgabe gescannter Originaldokumente
• Filterung und Aufarbeitung des Postausgangs zur Übergabe an die Hauptpoststelle
• Aufbereitung von Einschreiben/Einschreiben mit Rückschein sowie Bearbeitung von Schreiben mit Postzustellungsurkunde
• Übernahme der Verschlagwortung im Vertretungsfall mit folgenden Aufgaben
• Prüfung der elektronischen Poststücke auf Aktenrelevanz
• Definieren der Art des Poststücks, Zuordnung (Bearbeiter/Akte) und vollumfängliche Verschlagwortung
• Reklamationsbearbeitung elektronischer Irrläufer

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, z. B. als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für Büromanagement
• Gute EDV-Anwenderkenntnisse für die Bearbeitung von Dokumenten und Daten
• Kenntnisse im Bereich des Datenschutzes, insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten
• Grundkenntnisse im Sozialgesetzbuch I, II und X zur Einordnung der relevanten Aufgaben
• Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Gute Kommunikations- und Kontaktfähigkeit für den Austausch mit Kollegen und externen Stellen
• Freundliches Auftreten und serviceorientierte Einstellung im Umgang mit Antragstellern
• Belastbarkeit und Stressresistenz zur Bewältigung von Arbeitslast und Herausforderungen
• Erfahrung in der Archivierung und Dokumentenverwaltung zur Sicherstellung der Aktenintegrität
• Sorgfalt und Genauigkeit bei der Verschlagwortung und Bearbeitung von Dokumenten

Benefits

• Tarifgerechte Bezahlung
• Jahressonderzahlung
• Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Einarbeitung
• Fortbildung

Kontakt

Frau Lindner

Tel: 00493943583003

Email: personal@koba-jobcenter-harz.de