Sekretärin/­Sekretär­der­Fachbereichsleitung­(m/w/d)­{Sekretär/in}

Über diesen Job

Die Stadt Weißenfels sucht eine/n Sekretär/in der Fachbereichsleitung (m/w/d) zur Unterstützung der Verwaltung in einer zentralen Lage in Sachsen-Anhalt. Zu den Aufgaben gehören Sekretariats- und Assistenzaufgaben, die Organisation von Terminen sowie die Bearbeitung von Schriftverkehr. Bewerber sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen und über gute MS-Office-Kenntnisse verfügen. Die Stelle ist unbefristet, in Vollzeit und bietet attraktive Benefits wie flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 19.07.2026 willkommen.

Aufgaben

• Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Fachbereichsleitung übernehmen
• Postein- und -ausgang bearbeiten
• Eingehende E-Mails vorprüfen
• Allgemeinen Schriftverkehr führen
• Schriftstücke, Tabellen und Übersichten erstellen
• Tages- und Wochenvorlagen für die Fachbereichsleitung erstellen
• Termine planen und Kalender führen
• Besprechungen organisieren sowie Raumreservierungen und Dienstreisen koordinieren
• Auskünfte für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen sowie interne und externe Ansprechpartner am Telefon erteilen
• Akten führen und archivieren
• Sitzungsvorlagen im Ratsinformationssystem pflegen
• Bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben unterstützen
• Bei Aufgaben der öffentlichen Sicherheit und Ordnung mitwirken

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare verwaltungsbezogene Ausbildung ist erforderlich.
• Sichere Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MSOffice-Anwendungen sind notwendig.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit zur Koordination von Terminen und Besprechungen wird erwartet.
• Kommunikationsstärke für den Umgang mit Bürgern und internen Ansprechpartnern ist erforderlich.
• Serviceorientierung und Freundlichkeit in der telefonischen und persönlichen Kommunikation sind wichtig.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise wird vorausgesetzt.
• Teamfähigkeit zur Zusammenarbeit mit Kollegen in verschiedenen Fachbereichen ist benötig.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen ist erforderlich.
• Verantwortungsbewusstsein zur sorgfältigen Bearbeitung von Akten und administrativen Aufgaben wird erwartet.
• Kenntnisse in der Erstellung von Schriftstücken und Übersichten sind von Vorteil.

Benefits

• Jahressonderzahlung
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobile Arbeit
• Fahrradleasing
• Fortbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Tel: 00493443370297

Email: bewerbung@weissenfels.de