SachbearbeiterZentraleDienste-Sitzungsdienst/LeitungBürgermeisterbüro(m/w/d)
Über diesen Job
Die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sachbearbeiter für Zentrale Dienste im Sitzungsdienst und als Leitung des Bürgermeisterbüros (m/w/d) in einer unbefristeten Teilzeitstelle (35 Stunden/Woche). Zu den Aufgaben gehören die umfassende Vorbereitung und Koordination von Sitzungen, die Büroleitung sowie die Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben. Bewerber sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, sehr gute EDV-Kenntnisse und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mitbringen. Die Stelle bietet eine attraktive Vergütung gemäß TVöD, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Bewerbungen sind bis zum 31.08.2026 willkommen.
Aufgaben
- Umfassende Vorbereitung und Koordination von Sitzungen kommunaler Gremien durchführen
- Erstellung und Versand der Sitzungsunterlagen sicherstellen
- Technische und räumliche Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf gewährleisten
- Aktive Teilnahme und präzise Protokollführung während der Sitzungen leisten
- Nachbereitung und Überwachung des Vollzugs gefasster Beschlüsse durchführen
- Zuverlässige Bearbeitung von Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeldern übernehmen
- Selbstständige organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen durchführen
- Zusammenstellung und strukturierte Aufbereitung der erforderlichen Informationen und Unterlagen für Termine sicherstellen
- Einholung und Koordinierung von Zuarbeiten aus den Fachbereichen übernehmen
- Führung einer verlässlichen Aufgaben-, Fristen- und Wiedervorlagesteuerung gewährleisten
- Nachhalten von Arbeitsaufträgen, Zusagen, Beschlüssen und offenen Vorgängen durchführen
- Begleitung ausgewählter Vorgänge über mehrere Fachbereiche hinweg leisten
- Sicherstellung eines vollständigen und rechtzeitigen Informationsflusses gewährleisten
- Frühzeitiges Erkennen und Anzeigen von Abstimmungs-, Entscheidungs- und Handlungsbedarf umsetzen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Grußworten, Stellungnahmen und Presseanfragen leisten
- Vertrauliche Bearbeitung von Vorgängen aus dem Tätigkeitsbereich des Bürgermeisters durchführen
- Protokollierung interner Besprechungen zur Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses vornehmen
- Koordination und Organisation des Arbeitsschutzes durchführen
Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder ähnliche Qualifikation für Verwaltungstätigkeiten
- Sehr gute Kenntnisse in gängigen EDV-Standardprogrammen und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Softwarelösungen
- Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in kommunale und fachbereichsübergreifende Themen
- Ausgeprägtes Verständnis für organisatorische Abläufe und Verwaltungsprozesse
- Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu strukturieren und wesentliche Informationen übersichtlich aufzubereiten
- Eigeninitiierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit vorausschauender Planung
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben konsequent nachzuhalten
- Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sicheres Gespür für politisch sensible und öffentlichkeitswirksame Sachverhalte
- Bereitschaft zur flexiblen Terminwahrnehmung, auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten
- Besitz eines Führerscheins der Klasse B
Benefits
- Attraktives Gehalt
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexibles Arbeiten
- Unbefristete Anstellung
- Familienfreundlichkeit
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