Sachbearbeiter/in­im­Vorzimmer­des­Bürgermeisters­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Stadt Oschersleben (Bode) sucht ab dem 01.11.2025 eine engagierte Sachbearbeiterin oder einen engagierten Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Terminmanagement, Kommunikation und Empfang von Gästen sowie Unterstützung in der Personalverwaltung und Gremienarbeit. Bewerber sollten eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich sowie Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mitbringen. Die Stelle bietet eine unbefristete Anstellung mit tariflicher Vergütung und einem vielseitigen Arbeitsumfeld. Bewerbungen sind bis zum 31.08.2025 einzureichen.

Aufgaben

• Allgemeinen Schriftverkehr für den Bürgermeister bearbeiten
• Wiedervorlagen, Akten und Unterlagen organisieren und verwalten
• Komplexe Sachverhalte recherchieren und aufbereiten
• Aktenvermerke und Gesprächsnotizen erstellen
• Bürgeranliegen bearbeiten und dokumentieren
• E-Mail-Korrespondenz erledigen und priorisieren
• Telefonmanagement durchführen sowie Termine koordinieren und nachverfolgen
• Sitzungen und Besprechungen organisieren, vorbereiten und nachbereiten
• Terminkalender des Bürgermeisters führen und pflegen
• Veranstaltungen, Gratulationen, Kondolenzen und Jubiläen koordinieren
• Gäste des Bürgermeisters empfangen und betreuen
• Bewirtung bei Gesprächsterminen planen und durchführen
• Geschenke, Blumen und Repräsentationsmaterialien organisieren
• Täglichen Posteingang für die Verwaltung organisieren und verteilen
• Fachzeitschriften, Gesetzblätter und sonstige Medien verteilen
• Bücherverzeichnis der Verwaltungsbücherei pflegen
• Fachliteratur bestellen und abbestellen
• Bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Personaladministration mitwirken
• Bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Gremienarbeit mitwirken

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
• Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit
• Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltungsassistenz
• Kompetenz in der Termin- und Sitzungsorganisation
• Fähigkeit zur Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte

Benefits

• Unbefristete Beschäftigung
• Vergütung nach TVöD-VKA
• Jahressonderzahlung
• Zusatzversorgung
• Strukturierte Einarbeitung
• Kollegiales Arbeitsumfeld

Kontakt

Tel: 039499120

Email: info@oscherslebenbode.de