Assistenz­der­Geschäftsführung­(m/w/d)

Über diesen Job

Für die Position der Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die sowohl organisatorisch als auch im direkten Kundenkontakt glänzt. In einer Vollzeitstelle mit 3.500 € brutto monatlich in Halle (Saale) übernehmen Sie Verantwortung für Büroorganisation und Kundenberatung. Sie schätzen klare Strukturen, sind kommunikationsstark und bereit, Prozesse zu optimieren. Wenn Sie eine lösungsorientierte und verbindliche Einstellung mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Vorbereitung administrativer Aufgaben und Koordination der Abläufe im Umfeld der Geschäftsführung
• Pflege und Weiterentwicklung sinnvoller Bürostrukturen
• Pflege des Firmenkalenders sowie aktive Termin- und Fristenüberwachung
• Ordnung und Pflege digitaler Kunden- und Personalakten
• Rechnungsschreibung, Rechnungsprüfung, Kontrolle von Kundengeldeingängen und Mahnwesen
• Vorbereitung relevanter Unterlagen für Steuerbüro, Behörden und Geschäftspartner
• Durchführung von Erstgesprächen mit neuen Kunden – telefonisch und persönlich vor Ort
• Bedarf erkennen, aufmerksam zuhören und unsere Leistungen überzeugend erklären
• Kommunikation mit Kunden, Angehörigen, Mitarbeitern, Lieferanten und Behörden per Telefon, Mail, Post und WhatsApp
• Beschwerdemanagement: Zuhören, vollständiges Bild verschaffen und klare Lösungen finden
• Steuerung von Kundenanfragen und Koordination von Begleitungen zu Ärzten und Behörden
• Schwachstellen in der Büroorganisation erkennen, offen ansprechen und praktikable Lösungen entwickeln
• Bewährte Abläufe respektieren und bei Bedarf verbessern, wenn es sinnvoll ist

Anforderungen

• Fundierte Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Abläufen ist unerlässlich für eine effektive Unterstützung der Geschäftsführung.
• Sicherer Umgang mit Apple-Produkten und MS Office fördert die Effizienz in der täglichen Büroarbeit und Dokumentation.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind notwendig, um mit Kunden, Angehörigen und Geschäftspartnern souverän zu interagieren.
• Erfahrung im Kundenkontakt sorgt dafür, passende Lösungen zu finden und Kundenbeziehungen zu pflegen.
• Entscheidungsfreude und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sind entscheidend für die eigenverantwortliche Organisation.
• Hohe soziale Kompetenz hilft, Vertrauen zu schaffen und erfolgreich in Konfliktsituationen zu agieren.
• Gute Rechtschreibung und schnelles, präzises Tippen sind wichtig für die Erstellung und Pflege von Dokumenten.
• Erfahrung im Umgang mit Behörden und Steuerbüros ist vorteilhaft für administrative Tätigkeiten.
• Fähigkeit zur Problemerkennung und Entwicklung praktikabler Lösungen verbessert Büroabläufe und Kundenservice.
• Verbindlichkeit in Zusagen und Terminen fördert einen transparenten und effizienten Arbeitsablauf.

Benefits

• 3500 € Bruttogehalt
• 22 Tage Urlaub
• Regelmäßige Teamevents

Kontakt

Tel: 004934597607377

Email: info@betreuungsdienst-halle.de