212/2026Assistent*in(m/w/d)derKanzlerin{Kaufmann/-frau-Büromanagement}
Über diesen Job
An der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg wird eine Stelle als Assistent*in (m/w/d) der Kanzlerin in Vollzeit zur Mutterschutz- und Elternzeitvertretung ab dem 01.01.2027 angeboten. Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit mit abgeschlossener Ausbildung im Büromanagement und Erfahrung im Assistenzbereich, die Organisationstalent und Flexibilität mitbringt. Die Aufgaben umfassen die Unterstützung der Kanzlerin bei administrativen Belangen, Terminmanagement und interne sowie externe Kommunikation. Die Universität bietet ein modernes Arbeitsumfeld, Weiterbildungsmöglichkeiten und legt Wert auf Chancengerechtigkeit und Vielfalt.
Aufgaben
- Assistenz der Kanzlerin und des Kanzlerbüros zu organisatorischen und administrativen Belangen leisten
- Sekretariat organisieren, einschließlich Terminmanagement, Schriftverkehr, Postbearbeitung und Aktenführung
- Besprechungen und Sitzungen vor- und nachbereiten sowie Kommunikation mit den Dezernaten führen
- Interne und externe Kommunikation der Kanzlerin unterstützen
- Dienstreiseanträge und -abrechnungen der Dezernats- und Stabsstellenleitungen bearbeiten
- Kontakte mit externen Partnern vor- und nachbereiten
Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ähnliches mit soliden Kenntnissen im administrativen Bereich
- Hervorragende Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Hochschulkontext zu bewältigen
- Fundierte Erfahrung in der Assistenz und Sekretariatsarbeit, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie die Fähigkeit zur professionellen Dokumentenerstellung
- Hohe Lernbereitschaft und Flexibilität bei der Bearbeitung sich ändernder Anforderungen und Aufgabenfelder
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internen und externen Partnern
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein und Terminsicherheit
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie diplomatisches Geschick
- Freundliches und souveränes Auftreten im Kontakt mit verschiedenen Ansprechpartnern zum Aufbau von positiven Beziehungen
Benefits
- 30 Tage Urlaub
- Attraktives Gehalt
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Gesundheitsangebote
- Sportprogramm
- Vereinigte Weiterbildungsmöglichkeiten
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld
- Eltern-Kind-Zimmer
- Ferienbetreuungsmöglichkeiten
- Kulturelle Angebote
- Nachhaltige Entwicklung
- Moderne Arbeitsplätze
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