Assistenz­Bürgermeister,­Sitzungsdienst

Über diesen Job

Die Stadt Lützen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz des Bürgermeisters im Sitzungsdienst in Teilzeit (19,5 Stunden/Woche). Zu den Aufgaben gehören das Terminmanagement, die Organisation von Besprechungen, Sekretariatsarbeiten sowie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen. Bewerber sollten eine abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung sowie sichere EDV-Kenntnisse mitbringen. Die Stelle ist unbefristet und nach TVöD-VKA E 6 eingruppiert. Bewerbungen sind bis zum 24.05.2026 willkommen.

Aufgaben

• Terminmanagement des Bürgermeisters übernehmen
• Planung und Organisation von Besprechungen und Terminen
• Überwachung, Verwaltung sowie das Führen von Wiedervorlagen
• Telefonate für den Bürgermeister abwickeln und vermitteln
• Korrespondenzaufgaben des Bürgermeisters bearbeiten und beantworten
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs des Bürgermeisters
• Haushaltsstellen überwachen und Rechnungsbuchungen durchführen
• Verfügungsfonds des Bürgermeisters und der Ortsbürgermeister verwalten
• Ehrungen und Jubiläen bearbeiten und Blumen sowie Kränze bestellen
• Glückwunschkarten, Kondolenzschreiben und Traueranzeigen erstellen
• Verantwortung für die Verwaltungsbibliothek übernehmen
• Zentrales Beschwerdemanagement durchführen
• Hauspost abholen und in die Fachämter verteilen
• Post für den Postausgang sammeln und Postzustellungsurkunden anfertigen
• Telefonzentrale bedienen und Gespräche vermitteln
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Stadtrates, seiner Ausschüsse und Ortschaftsräte
• Protokolle der Sitzungen führen

Anforderungen

• Abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung ist erforderlich
• Umfassende Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen, insbesondere Microsoft Office
• Hohe Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Informationen schnell zu verarbeiten
• Diskretion, Loyalität und Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit bei der Terminplanung
• Selbstständiges, eigenverantwortliches Handeln bei administrativen Aufgaben
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit zur effektiven Kommunikation
• Freundliches und verbindliches Auftreten im Kontakt mit Bürgern und Kollegen
• Terminbewusstsein und zeitliche Flexibilität für variable Einsätze
• Führerschein der Klassen B, BE oder C1 zur Mobilität im Bereich

Benefits

• Teilzeit
• Unbefristet
• Tarifvertrag TVöD-VKA
• Möglichkeit für schwerbehinderte Bewerber

Kontakt

Tel: 00493444431560

Email: rathaus@stadt-luetzen.de