Sekretär*in­Rektor*in­(w/m/d/x)

Über diesen Job

An der Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle wird zum 01.04.2027 eine unbefristete Stelle als Sekretär*in der Rektor*in (w/m/d/x) mit 40 Stunden pro Woche ausgeschrieben. Die Position umfasst vielseitige Aufgaben in der Verwaltung und Organisation, darunter Terminplanung, Protokollführung und Unterstützung bei Veranstaltungen. Bewerber*innen sollten eine relevante Ausbildung und Erfahrung im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich mitbringen. Die Hochschule bietet ein kreatives Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und fördert Chancengleichheit. Bewerbungen sind bis zum 15.11.2026 online einzureichen.

Aufgaben

• Terminplanung und Terminkoordination für den*die Rektor*in sowie die Prorektor*innen
• Koordination und organisatorische Vorbereitung von Beratungen mit internen und externen Gesprächspartner*innen
• Organisatorische Vorbereitung der wöchentlichen Dienstberatung des Rektorats und der Senatssitzungen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs (Rektor*in und Prorektor*innen)
• Führen der Wiedervorlage, Kontrolle von Fristen, Führen der Ablage (Rektor*in und Prorektor*innen)
• Protokollführung
• Erstellen von Statistiken, Reports und Präsentationen sowie Durchführung von Rechercheaufgaben
• Planung sowie Organisation der Dienstreisen (Rektor*in und Prorektor*innen)
• Bearbeitung von Beschaffungsanträgen und Rechnungsbearbeitung
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von hochschulweiten Veranstaltungen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder Verwaltungswesen und vergleichbare Qualifikationen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Lernbereitschaft und Flexibilität in einem kreativen Umfeld
• Sorgfalt und Organisationsvermögen bei wechselnden Anforderungen
• Anwendungssichere Kenntnisse in IT-gestützten Verwaltungsverfahren
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Erfahrung in der Koordination und Planung von Terminen und Veranstaltungen
• Kompetenz in der Protokollführung, Erstellung von Statistiken und Reports

Benefits

• Abwechslungsreiche Aufgaben
• Freundliche Arbeitsatmosphäre
• Gesundheitsförderung
• Hochschulsportangebot
• Flexible Arbeitszeiten
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Jährliche Sonderzuwendung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge

Kontakt

Frau Dr. Sara Binay

Tel: +493457751511

Email: binay@burg-halle.de