071/2026­Sachbearbeiter*in­(m/w/d)­im­Front-und­Back-Office

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Front- und Back-Office für das Akademische Auslandsamt. Die Position ist in Vollzeit (Entgeltgruppe 9a TV-L) und bietet die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und Verantwortung in der Betreuung internationaler Studierender zu übernehmen. Zu den Aufgaben gehören die Koordination des Welcome Desk, die Bearbeitung von Anfragen sowie Veranstaltungsmanagement. Bewerbungen sind bis zum 8. April 2026 über das Online-Bewerbungsportal möglich.

Aufgaben

• Betreuung des Welcome Desk und Koordination der Serviceangebote
• Sicherstellung der Sprechzeiten am Welcome Desk
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe zur Steigerung der Beratungsqualität
• Beratungs- und Informationsmanagement durchführen
• Bearbeitung von Telefon- und E-Mail-Anfragen zu Studien-, Aufenthalts- und Förderfragen
• Erstellung und Pflege von Informationsmaterialien für internationale Studierende
• Unterstützung bei Mobilitätsprogrammen
• Verwaltung von Mobilitätsprogrammen und Pflege relevanter Datenbanken
• Unterstützung bei der Immatrikulation von Austauschstudierenden
• Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Stipendienvergabeverfahren
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Betreuung und Weiterentwicklung digitaler Kanäle
• Prüfung, Registrierung und Weiterleitung von Anträgen
• Erstellung von Bescheinigungen, Beglaubigungen und Notenbestätigungen
• Archivierung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Analyse und Optimierung interner Arbeitsabläufe

Anforderungen

• Abgeschlossenes Bachelorstudium in Sozial-/Verwaltungswissenschaften oder European Studies oder vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse der studien- und aufenthaltsrechtlichen Rahmenbedingungen im In- und Ausland sind erforderlich
• Interkulturelle Kompetenz sowie hoher Verantwortungsbewusstsein für die Betreuung internationaler Studierender
• Sicherer Umgang mit Office-Software und Social Media sowie datenbankbasierten Anwendungen
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse (C1) sowie sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift
• Idealerweise Kenntnisse in einer weiteren europäischen Sprache zur Unterstützung internationaler Anliegen
• Ausgeprägtes Organisationstalent zur erfolgreichen Planung und Durchführung von Veranstaltungen
• Starke Kommunikationsfähigkeit zur effektiven Interaktion mit internationalen Studierenden und Partnern
• Teamfähigkeit, um im kollegialen Team an der Verbesserung der Services und Abläufe zu arbeiten
• Fähigkeit zur Analyse und Optimierung interner Arbeitsabläufe zur Steigerung der Beratungsqualität

Benefits

• Weiterbildungsprogramme
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Sport- und Freizeitangebote
• Gesunde Verpflegung
• Offene Gesprächs- und Führungskultur
• Moderne Arbeitsplätze
• Alle üblichen Sozialleistungen

Kontakt

Herr Dr. Uwe Genetzke

Tel: 00493916758514

Email: uwe.genetzke@ovgu.de