Assistenz­Bürgermeister,­Sitzungsdienst

Über diesen Job

Die Stadt Lützen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz für den Bürgermeister im Sitzungsdienst in Teilzeit (19,5 Stunden/Woche). Zu den Aufgaben gehören das Terminmanagement, die Organisation von Besprechungen, Sekretariatsarbeiten sowie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung sowie sichere EDV-Kenntnisse. Bewerbungen sind bis zum 24. Mai 2026 willkommen.

Aufgaben

• Terminmanagement des Bürgermeisters durchführen
• Besprechungen und Termine planen und organisieren
• Wiedervorlagen überwachen, verwalten und führen
• Telefonate für den Bürgermeister abwickeln und vermitteln
• Korrespondenzaufgaben des Bürgermeisters bearbeiten und beantworten
• Dienstpost verwalten und das E-Mail-Postfach des Bürgermeisters organisieren
• Haushaltsstellen überwachen und Rechnungsbuchungen durchführen
• Den Verfügungsfonds des Bürgermeisters sowie der Ortsbürgermeister verwalten
• Ehrungen und Jubiläen bearbeiten, Blumen und Kränze bestellen, Glückwunschkarten und Kondolenzschreiben erstellen
• Verwaltungsbibliothek verwalten
• Zentrales Beschwerdemanagement durchführen
• Post abholen und in die Fachämter verteilen
• Post für den Ausgang sammeln und Postzustellungsurkunden oder Einschreiben anfertigen
• Telefonzentrale bedienen und Gespräche vermitteln
• Sitzungen des Stadtrates, seiner Ausschüsse und Ortschaftsräte vor- und nachbereiten
• Protokolldienst während der Sitzungen leisten

Anforderungen

• Abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung ist zwingend erforderlich.
• Sichere Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen, insbesondere Microsoft Office sind erforderlich.
• Eine schnelle Auffassungsgabe, um Informationen rasch zu verarbeiten und umzusetzen.
• Diskretion, Loyalität und Verschwiegenheit sind in dieser Rolle von hoher Bedeutung.
• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit sind nötig für effektives Zeitmanagement.
• Selbstständiges und eigenverantwortliches Handeln wird vorausgesetzt.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen.
• Freundliches und verbindliches Auftreten für den Umgang mit Bürgern und Kollegen.
• Terminbewusstsein und zeitliche Flexibilität zur Anpassung an wechselnde Anforderungen.
• Führerschein der Klasse B, BE oder C1 ist erforderlich für mögliche Dienstfahrten.

Benefits

• Unbefristete Anstellung
• Teilzeit
• Tarifvertrag TVöD
• Befristete Reisekostenübernahme

Kontakt

Tel: 00493444431560

Email: rathaus@stadt-luetzen.de