Sachbearbeitung­Bundesfreiwilligendienst­(m/w/d)­(E­9a­TVöD)

Über diesen Job

Stadt Halle (Saale) sucht eine engagierte Sachbearbeitung für den Bundesfreiwilligendienst (m/w/d) in Vollzeit (E 9a TVöD), die das Ressort Personal, Projekte und Qualitätsmanagement unterstützt. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Bundesfreiwilligendienstes, Beratung von Einsatzstellen sowie die Pflege von QM-Dokumentationen. Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich ist erforderlich, idealerweise ergänzt durch Kenntnisse in QM-Systemen und Arbeitsrecht. Profitieren Sie von einer unbefristeten Anstellung, 30 Tagen Urlaub und umfangreichen Zusatzleistungen.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Bundesfreiwilligendienstes
• Erstellen der Vereinbarungen für den Bundesfreiwilligendienst
• Prüfung von Zeitnachweisen, Urlaubsscheinen, Seminarteilnahmen und Abschlusszeugnissen
• Beratung und Betreuung von Einsatzstellen und Freiwilligen
• Unterstützung der Freiwilligen bei der Suche nach einer Einsatzstelle
• Unterstützung der Einsatzstelle bei der Beantragung zur Anerkennung als Einsatzstelle
• Unterstützung der Einsatzstelle bei der Beantragung von Platzzahlerhöhungen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
• Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und externen Stellen
• Mitwirkung bei Prüfungen durch das Bundesamt
• Pflege, Aktualisierung und Administration von Datenbanken und Dokumentationen
• Teilnahme an Netzwerktreffen, Fachveranstaltungen und Messen
• Mitwirkung bei der Haushaltsplanung im BFD-Bereich, insbesondere Personalkostenplanung
• Bearbeitung von Fahrtkostenabrechnungen und Seminarkostenabrechnungen
• Erstellung von Schlussrechnungen BFD
• Zuarbeit zum Wirtschaftsplan mit Kontingentabstimmungen, Sach- und Personalkosten
• Mitwirkung bei Quartals- und Jahresabschlüssen
• Prüfung von Abrechnungsunterlagen auf sachliche Richtigkeit
• Pflege und Aktualisierung der QM-Dokumentation
• Durchführung und Organisation des Dokumentenmanagements
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
• Unterstützung bei der Umsetzung externer Anforderungen
• Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits
• Durchführung und Auswertung von Evaluationen
• Abstimmung mit der/dem Qualitätsmanagementbeauftragten
• Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung ist erforderlich für diese Position.
• Sichere Kenntnisse in computergestützten Verwaltungssystemen, insbesondere SAP und Microsoft Office Anwendungen sind wünschenswert.
• Erfahrung im Qualitätsmanagement und mit entsprechenden Prozessen ist erforderlich.
• Kenntnisse im Arbeitsrecht sowie in der EU-DSGVO und im BFDG sind von Vorteil.
• Hervorragende Kommunikations- und Beratungskompetenzen zur Betreuung von Einsatzstellen und Freiwilligen sind unerlässlich.
• Strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise zur Prüfung und Bearbeitung von Unterlagen ist notwendig.
• Fähigkeit zur Organisation und Koordination von Projekten im Rahmen des Bundesfreiwilligendienstes ist wichtig.
• Erfahrungen in der Haushaltsplanung, insbesondere Personalkostenplanung und Schlussrechnungen sind von Vorteil.
• Kompetenz in der Pflege und Aktualisierung von QM-Dokumentationen wird erwartet.
• Erfahrung in der Durchführung von internen und externen Audits ist wünschenswert.

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Unbefristete Beschäftigung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jährliche Sonderzahlung
• Leistungsentgelt
• Individuelle Qualifizierungsangebote
• Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Mitarbeiterrabatte

Kontakt

Herr Mark Habermann

Tel: 004934520938620

Email: personalauswahl@halle.de