Sachbearbeiter­Sekretariat­(m/w/d)

Über diesen Job

Sachbearbeiter Sekretariat (m/w/d) gesucht im Salzlandkreis, Standort Aschersleben! In dieser unbefristeten Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche) übernehmen Sie die administrative Bearbeitung im Fachdienst Bauordnung, inklusive Postbearbeitung, Terminkoordination und Archivverwaltung. Sie bringen idealerweise eine Ausbildung im Büromanagement sowie Kommunikationsstärke und MS-Office-Kenntnisse mit. Profitieren Sie von attraktiven Konditionen, flexiblen Arbeitszeiten und vielfältigen Fortbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 01.10.2026 über das Online-Portal erwünscht.

Aufgaben

• Führung des Sekretariats im Fachdienst 43
• Administrative Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost analog und digital
• Durchführung der internen und externen Terminkoordination
• Erarbeitung von Korrespondenzen nach Stichworten, Vorlagen und Diktaten der Fachdienstleitung
• Ablage und Überwachung der Rückmeldungen
• Durchführung der Materialbeschaffung und -verwaltung
• Abwicklung und Vermittlung von Telefonaten
• Verwaltung und Registratur des Schriftgutes
• Führung des Zwischen- und Endarchivs
• Bereitstellung von Akten sowie Zuführung von Belegen für Akten im Zwischenarchiv
• Vorbereitung und Kennzeichnung der Archivregale nach vergangenen, laufenden und Folgejahren
• Aufarbeitung der Akten aus dem Zwischenarchiv für das Endarchiv
• Übergabe der aufbereiteten Akten an das Endarchiv

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Fachkenntnis
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen zur effizienten Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten
• Kenntnis der Regelungen des Archivgesetzes des Landes Sachsen sowie Fähigkeiten in der Dokumentenablage und Archivierung
• Kompetent in mündlicher und schriftlicher Kommunikation zur effektiven Koordination von Terminen und Korrespondenz
• Starkes Organisationsvermögen und Fähigkeit, mehrere Aufgaben unter Druck zu bewältigen
• Voraussetzung eines Führerscheins der Klasse B für betriebliche Mobilität
• Hohe Motivation und Engagement, um bei administrativen Tätigkeiten proaktiv zu sein
• Vertrautheit mit Materialbeschaffung und Verwaltungsabläufen innerhalb einer Behörde
• Erfahrung im Umgang mit internen und externen Kommunikationslinien
• Fähigkeit zur strukturierten Aktenführung und Dokumentenverwaltung

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Attraktive Gehaltsentwicklung
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• JobRad®-Leasing

Kontakt

Frau Mareen Graf

Tel: 004934716841187

Email: info@asb.de