Vorstandskoordinator/in­und­Referent/in­des­geschäftsführenden­Vorstands­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Interessengemeinschaft Innenstadt Magdeburg e. V. sucht eine/n Vorstandskoordinator/in und Referent/in des geschäftsführenden Vorstands (m/w/d) in Teilzeit oder als Minijob mit einem Gehalt von 603 € bis 2.000 € pro Monat. In dieser abwechslungsreichen Position sind Sie für die organisatorische Begleitung der Vereinsarbeit, die Koordination von Projekten und die Unterstützung der Vorstandsarbeit verantwortlich. Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und attraktive Zusatzleistungen wie kostenlose Getränke und ein Firmenhandy erwarten Sie. Werden Sie Teil eines engagierten Netzwerks und gestalten Sie aktiv die Zukunft der Magdeburger Innenstadt mit!

Aufgaben

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
• Erstellung von Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen
• Protokollführung und Nachbereitung von Sitzungen
• Führung von Beschluss- und Aufgabenlisten
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
• Nachverfolgung offener Aufgaben beim Vorstand und in Arbeitsgruppen
• Organisation von Mitgliederversammlungen
• Bearbeitung eingehender E-Mails und Anfragen
• Pflege digitaler Akten und Ablagestrukturen
• Organisation von Terminen und Besprechungen
• Erstellung von Korrespondenz, Einladungen und Rundschreiben
• Pflege von Vereinsunterlagen und Dokumentationen
• Pflege der Mitgliederdatenbank
• Verwaltung von Ein- und Austritten
• Aktualisierung von Kontaktdaten
• Unterstützung bei Mitgliederkommunikation und Informationsversand
• Erstellung und Versand von Beitragsrechnungen
• Dokumentation von Zahlungseingängen
• Pflege von Zahlungsdaten
• Führen von Übersichten offener Beiträge und Forderungen
• Vorbereitung von Zahlungserinnerungen nach Vorgabe des Vorstands
• Zusammenstellung von Belegen und Unterlagen
• Vorbereitung von Übersichten für Vorstand und Schatzmeister
• Bereitstellung von Informationen zu offenen Forderungen
• Vorbereitung von Unterlagen für den Jahresabschluss
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Finanzbereich
• Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen
• Kommunikation zu organisatorischen Rückfragen
• Nachforderung fehlender Dokumente
• Termin- und Fristenüberwachung
• Unterstützung bei der Organisation von Vereinsveranstaltungen
• Koordination von Einladungen und Teilnehmerlisten
• Unterstützung bei Netzwerktreffen, Unternehmerfrühstücken und weiteren Formaten
• Administrative Begleitung von Projekten und Arbeitsgruppen

Anforderungen

• Kaufmännische oder organisatorische Erfahrung mit Fokus auf Vereins- und Büroarbeit
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise zur effizienten Aufgabenbewältigung
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen, insbesondere Microsoft 365
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein in der Verwaltung von sensiblen Daten
• Erfahrung in der Protokollführung und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen
• Kenntnisse in der Mitgliederverwaltung und -kommunikation zur Unterstützung des Vereins
• Fähigkeit zur Organisation von Veranstaltungen und Netzwerktreffen mit administrativer Begleitung
• Effektives Beitrags- und Rechnungsmanagement zur Sicherstellung der finanziellen Abläufe
• Termin- und Fristenüberwachung zur effizienten Bearbeitung von administrativen Aufgaben

Benefits

• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Firmenhandy
• Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
• Homeoffice-Möglichkeit
• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Hybrides Arbeiten
• Vertrauensarbeitszeit
• Monatlicher Sachbezug
• Weiterbildungsbudget
• Moderne technische Ausstattung
• Vereins-E-Mail-Adresse
• Digitale Arbeitsmittel

Kontakt

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