Mitarbeiter­(m/w/d)­Gemeindeangelegenheiten/Ortschaften­{Verwaltungsfachangestellte/r­-Kommunalverwaltung}

Über diesen Job

Die Stadtverwaltung Halberstadt sucht einen Mitarbeiter (m/w/d) für Gemeindeangelegenheiten/Ortschaften in Vollzeit und unbefristet. Sie erwartet eine spannende Tätigkeit in einem dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld mit attraktiven Arbeitsbedingungen, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Zu den Aufgaben gehören die Vorbereitung von Ortschaftsratssitzungen, Haushalts- und Rechnungswesen sowie die Organisation von Wahlen. Bewerbungen sind bis zum 10. Mai 2026 möglich.

Aufgaben

• Vorbereitung und Abschluss von Ortschaftsratssitzungen
• Absprache der Einladungen mit den Ortsbürgermeistern
• Erstellung eigener Ortschaftsratsvorlagen
• Überwachung der Ladungsfristen
• Information an die zuständigen Abteilungen über Probleme in den Ortschaften und Kontrolle der Abarbeitung
• Protokollführung in Sargstedt und in Klein Quenstedt
• Vor- und Nachbereitung der Ortsbürgermeisterdienstberatung
• Absprache der Einladungen mit dem Oberbürgermeister
• Protokollführung in der Sitzung
• Versenden verschiedener Unterlagen an die Ortsbürgermeister
• Erstellen der Tagesordnung nach den Anmeldungen der Fachbereiche
• Erstellung eigener Vorlagen für die Dienstberatung des Oberbürgermeisters
• Organisation des Ablaufes durch Einladung interner und externer Gäste
• Protokollführung bei der Dienstberatung
• Umsetzung der Entscheidungen im SD-Net
• Abschließende Bearbeitung der Verwaltungsvorlagen im RIS
• Schreiben von Aufträgen bis 500€
• Bearbeiten von Rechnungen im Rechnungsworkflow
• Bewirtschaftung der Haushaltsstellen für den Oberbürgermeister-Bereich
• Bewirtschaftung der Haushaltsstellen für die Ortsteile
• Erstellung von ÜPL/APL Vorlagen
• Haushaltsplanung für Gemeindeangelegenheiten
• Wahlkostenabrechnung in Zusammenarbeit mit dem Landkreis Harz
• Prüfen der Unterstützungsunterschriften
• Organisation und Durchführung der Briefwahl
• Organisation der Erfassung von Wahlergebnissen
• Kontakt und Abstimmung mit den Hausverwaltern der Wahllokale
• Überprüfung der Einrichtung und Ausstattung der Wahllokale
• Organisation der Annahme und Prüfung der Wahlniederschriften am Wahltag
• Erstellung der monatlichen Gratulationen für die Ortsteile
• Bearbeitung des Posteingangs und Verteilung/Zuordnung der Post im Rathaus
• Aushängen und Protokollführung von öffentlichen Bekanntmachungen und Amtsblättern
• Anmeldung und Einholung von Genehmigungen für Veranstaltungen der Ortschaften
• Pflege des Programmes SD-Net
• Unterstützung der Ratsmitglieder und Mitarbeiter bei technischen Problemen
• Organisation, Planung und Durchführung von Repräsentations- und Benefizveranstaltungen des Oberbürgermeisters

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder gleichwertige Qualifikation im öffentlichen Dienst ist erforderlich.
• Umfassende Kenntnisse im Umgang mit MS Office und weiteren relevanten Softwareanwendungen für die Büroverwaltung.
• Erfahrung im Haushalts- und Rechnungswesen, insbesondere bei der Erstellung und Bearbeitung von Verwaltungsunterlagen.
• Fähigkeiten zur Organisation und Durchführung von Sitzungen, Protokollführung sowie der Erstellung von Tagesordnungen.
• Kenntnisse im Umgang mit Wahlgängen und Wahlbehörden, inklusive der Organisation von Briefwahlen und Wahlergebnissen.
• Mobilität und Besitz eines Führerscheins der Klasse B zur Erfüllung der Arbeitsanforderungen.
• Bereitschaft zur Arbeit in flexiblen Zeiten, einschließlich Abendstunden und Wochenenden.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in der deutschen Sprache mit Nachweis des Sprachniveaus C1.
• Fähigkeit zur selbstständigen Beschaffung von Genehmigungen und Durchführung von Öffentlichkeitsarbeit für Veranstaltungen.
• Erfahrung in der internen und externen Koordination mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.

Benefits

• Moderne Arbeitsumgebung
• Attraktive Arbeitsbedingungen
• Verantwortungsvolle Aufgaben
• Umfassende Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeiten
• Gesundheitsförderung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrrad- und E-Bike-Leasing
• Attraktive Vergütung
• Homeoffice-Möglichkeiten
• Weiterbildung
• Innovative Arbeitsumgebung

Kontakt

Frau Kerstin Schmieder

Tel: 00493941551120

Email: bewerbung@halberstadt.de