Secrétaire­(H/F/X)

Über diesen Job

Die La Résidence Notre-Dame in Huy sucht einen engagierten Sekretär (H/F/X) in Vollzeit, um das Team zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören die freundliche Begrüßung von Bewohnern und Besuchern, Telefonmanagement, die Verwaltung von Korrespondenz und Dokumenten sowie allgemeine administrative Tätigkeiten. Ideale Bewerber verfügen über ein Diplom im Sekretariat oder gleichwertige Erfahrung, gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Diskretion. Ein angenehmes Arbeitsumfeld und ein Parkplatz für Mitarbeiter sind Teil des Angebots.

Aufgaben

• Residente, Familien und Besucher mit Höflichkeit und Professionalität empfangen
• Anrufe entgegennehmen und an die zuständigen Personen weiterleiten
• Korrespondenz (E-Mails, Briefe usw.) und administrative Dokumente verwalten
• Aktenablage und Archivierung sicherstellen
• Büromaterial verwalten
• Administrative Unterstützung für verschiedene Abteilungen leisten
• Die Kasse und die Nutzung der Kreditkarte verwalten
• Vielfältige administrative Aufgaben durchführen
• Die Inhalte der sozialen Netzwerke intern und extern verwalten

Anforderungen

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und professionelle Umgangsformen im Empfang von Besuchern und Pflege von Beziehungen
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie ein ausgeprägtes Auge fürs Detail zur effizienten Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, wobei die Balance zwischen Zusammenarbeit und Eigenverantwortung besteht
• Vertraulichkeit, ethisches Verhalten und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und personenbezogenen Daten
• Fundierte Kenntnisse in MS Office-Anwendungen zur effektiven Durchführung administrativer Aufgaben und Dokumentationen
• Empathie und eine positive Einstellung im Umgang mit Bewohnern, Angehörigen und Kollegen
• Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und diplomatisch zu handeln und Konflikte gelassen zu lösen
• Strikte Einhaltung von internen Verfahren und Richtlinien zur Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsablaufs
• Respekt gegenüber den Bedürfnissen und Rechten von Bewohnern und Angehörigen sowie Wahrung der Hierarchien im Team
• Proaktive und positive Einstellung zur Verbesserung der Teamdynamik und zum allgemeinen Arbeitsklima

Benefits

• Angenehmes Arbeitsumfeld
• Kostenlose Parkplätze

Kontakt

Tel: 043687419

Email: acisbelgique@acis-group.org