277/2025­Sekretär*in­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine*n Sekretär*in (m/w/d) für das Institut II - Gesellschaftswissenschaften in Teilzeit (75 %) zum 01.01.2026. Zu den Aufgaben gehören die Organisation bürowirtschaftlicher Tätigkeiten, Unterstützung der Lehrstühle sowie die Pflege digitaler Plattformen. Ein abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und Erfahrung im Hochschulbereich sind erforderlich. Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine wertschätzende Unternehmenskultur. Bewerbungen sind bis zum 15. November 2025 möglich.

Aufgaben

• Organisation bürowirtschaftlicher Aufgaben, einschließlich Korrespondenz und Schreibarbeiten in englischer Sprache
• Erledigung der Post sowie Ablage und Archivierung nach Sekretariatsordnung
• Vorbereitung der Einstellung von wissenschaftlichen Mitarbeitenden sowie Hilfskräften und Tutoren
• Erteilung von Auskünften an Studierende und Koordination der Räume
• Pflege der digitalen Lehr- und Planungsplattformen (LSF und MOSES), einschließlich Eintragung von Kursen und Noten
• Erstellung von Nachweisen gemäß der Lehrverpflichtungsverordnung
• Unterstützung der Lehrstühle, einschließlich Aktualisierung der Homepages und Vor- sowie Nachbereitung von Dienstreisen
• Vorbereitung und Betreuung von Tagungen und Konferenzen, einschließlich Raumplanung und Unterkunftsreservierung
• Durchführung von Inventarisierungen und Inventur sowie Bestellungen und Beschaffung gemäß verwaltungsrechtlichen Vorgaben
• Kommunikation mit Fördermittelgebern, wie z.B. DAAD, und Zuarbeit für das Studiengangsmanagement Master of Peace and Conflict Studies (PACS)

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder ähnlichem Bereich
• Erfahrung in allgemeinen Sekretariatsaufgaben, insbesondere im Hochschulbereich
• Beherrschung aktueller Office-Anwendungen für effiziente Büroarbeit
• Organisationstalent und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Kommunikationsfähigkeit im Team
• Erfahrung im Umgang mit internationalem Publikumsverkehr
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interkulturelle Kompetenz für den Umgang mit diversen Studierenden
• Fähigkeit zur Pflege digitaler Lehr- und Planungsplattformen
• Erfahrung in der Raumkoordination und Organisation von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Inventarisierungen und Beschaffungsprozessen
• Teamfähigkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Benefits

• Weiterbildungsprogramme
• Flexible Arbeitszeiten
• Umfangreiche Verpflegung
• Moderne Arbeitsplätze
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Kontakt

Herr Alexander Spencer

Tel: 03916701

Email: alexander.spencer@ovgu.de