Sekretariat/Assistenz­der­Betriebsleitung

Über diesen Job

Im Eigenbetrieb Kommunales Gebäudemanagement der Landeshauptstadt Magdeburg ist eine unbefristete Vollzeitstelle als Sekretariat/Assistenz der Betriebsleitung zu besetzen. Sie sind die organisatorische Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und externen Partnern und übernehmen Aufgaben wie Terminplanung, Schriftverkehr und Protokollführung. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung und mindestens 2 Jahre Erfahrung im Sekretariatsmanagement mitbringen. Attraktive Benefits wie 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und eine dynamische Gehaltsentwicklung warten auf Sie. Bewerbungen sind bis zum 26. Juni 2026 möglich.

Aufgaben

• selbstständige Führung und Organisation des Sekretariats
• Unterstützung der Betriebsleitung
• Wahrnehmung von Organisations- und Koordinationsaufgaben
• Terminplanung und Fristenüberwachung
• Wiedervorlagenmanagement
• Bearbeitung des Schriftverkehrs
• Erstellung und Pflege von Übersichten und Auswertungen
• Erstellung von verwaltungsorganisatorischen Arbeitsunterlagen
• Teilnahme an Sitzungen und Besprechungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Protokollführung bei Besprechungen
• formale Erstellung von Beschlussvorlagen und Drucksachen
• Erstellung von Stellungnahmen und allgemeinen Informationsschreiben
• Planung und Überwachung des Einsatzes von Dienstfahrzeugen
• Dokumentation und Abrechnung der Dienstfahrzeuge
• Veranlassung notwendiger Wartungs- und Serviceleistungen
• Sicherstellung der Einhaltung interner Vorgaben und Dienstanweisungen
• Einhaltung relevanter rechtlicher Bestimmungen

Anforderungen

• Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung ist erforderlich.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Sekretariatsmanagement oder als Assistenz der Geschäftsleitung sind notwendig.
• Fundierte Kenntnisse im Verwaltungs- und Kommunalrecht sind erwünscht.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office und Kommunikationsprogrammen wie Zoom und MS Teams.
• Kenntnisse in spezifischen Programmen wie Ratsinformationssystem und Session sind von Vorteil.
• Gewissenhafte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise ist eine wichtige Anforderung.
• Hervorragendes Organisationsvermögen und ausgeprägte Servicementalität sind notwendig.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Belastbarkeit sind erforderlich.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch auf Niveau C2 ist erforderlich.

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Attraktive Vergütung
• Jahressonderzahlung
• Zuschüsse zur Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Vergünstigtes Ticket
• Bike-Leasing
• Flexible Arbeitszeiten

Kontakt

Herr Reum

Tel: 00493915405501

Email: gebaeudemanagement@kgm.magdeburg.de