Sachbearbeitung­Bundesfreiwilligendienst­(m/w/d)­(E­9a­TVöD)­{Verwaltungsfachangestellte/r­-Kommunalverwaltung}

Über diesen Job

Die Stadt Halle (Saale) sucht zum 1. August 2026 eine Sachbearbeitung für den Bundesfreiwilligendienst (m/w/d) im Fachbereich Personal, Projekte und Qualitätsmanagement. In dieser unbefristeten Vollzeitstelle (E 9a TVöD) sind Sie für die Organisation des Bundesfreiwilligendienstes, die Beratung von Freiwilligen sowie die Mitwirkung im Qualitätsmanagement verantwortlich. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und idealerweise Kenntnisse in Arbeitsrecht und QM-Systemen. Genießen Sie 30 Tage Urlaub, attraktive Zusatzleistungen und individuelle Qualifizierungsangebote.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Bundesfreiwilligendienstes
• Erstellen der Vereinbarungen für den Bundesfreiwilligendienst
• Prüfung von Zeitnachweisen, Urlaubsscheinen, Seminarteilnahmen und Abschlusszeugnissen
• Beratung und Betreuung von Einsatzstellen und Freiwilligen
• Unterstützung der Freiwilligen bei der Suche nach einer Einsatzstelle
• Unterstützung der Einsatzstelle bei der Beantragung zur Anerkennung als Einsatzstelle und bei der Beantragung von Platzzahlerhöhungen beim BAFzA
• Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und externen Stellen
• Mitwirkung bei Prüfungen durch das Bundesamt
• Pflege, Aktualisierung und Administration von Datenbanken und Dokumentationen
• Teilnahme an Netzwerktreffen, Fachveranstaltungen und Messen
• Mitwirkung bei der Haushaltsplanung im BFD-Bereich, insbesondere Personalkostenplanung
• Bearbeitung von Fahrtkostenabrechnungen und Seminarkostenabrechnungen
• Erstellen von Schlussrechnungen für den BFD
• Zuarbeit zum Wirtschaftsplan, einschließlich Kontingentabstimmungen, Sach- und Personalkosten
• Mitwirkung bei Quartals- und Jahresabschlüssen
• Prüfung von Abrechnungsunterlagen auf sachliche Richtigkeit
• Pflege und Aktualisierung der QM-Dokumentation
• Durchführung und Organisation des Dokumentenmanagements
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
• Unterstützung bei der Umsetzung externer Anforderungen, z. B. AZAV
• Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits
• Durchführung und Auswertung von Evaluationen
• Abstimmung mit dem Qualitätsmanagementbeauftragten
• Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbarer dreijähriger Ausbildung erforderlich
• Sicherer Umgang mit computergestützten Verwaltungssystemen, insbesondere SAP und Microsoft Office Anwendungen
• Kenntnisse im Arbeitsrecht, EU-DSGVO, und Bundesfreiwilligendienstgesetz (BFDG)
• Erfahrung in der Datenbankpflege, Aktualisierung und Dokumentation
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Beratungskompetenz für adressatengerechte Betreuung von Einsatzstellen und Freiwilligen
• Strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise zur Prüfung und Bearbeitung von Unterlagen und Dokumenten
• Kenntnisse im Qualitätsmanagement und den zugehörigen Systemen und Prozessen
• Fähigkeit zur Organisation und Durchführung von internen und externen Audits und Evaluationen
• Mitwirkung zu Haushaltsplanung und Kostenabrechnungen in der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrungen in der Projektkoordination und -management
• Teamfähigkeit und interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Partnern und externen Stellen

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Attraktives Gehalt
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jährliche Sonderzahlung
• Leistungsentgelt
• Individuelle Qualifizierungsangebote
• Familienfreundlichkeit
• Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Mitarbeiterrabatte

Kontakt

Herr Mark Habermann

Tel: 004934520938620

Email: EfA-personal@halle.de