Mitarbeiter­Archiv­/­Verschlagwortung­(m/w/d)­{Verwaltungsfachangestellte/r­-Kommunalverwaltung}

Über diesen Job

Werden Sie Teil der KoBa Jobcenter Landkreis Harz als Mitarbeiter Archiv / Verschlagwortung (m/w/d) in Wernigerode! In dieser Vollzeitstelle erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das die Archivierung und Verschlagwortung von Akten umfasst. Profitieren Sie von tarifgerechter Bezahlung, flexibler Arbeitszeitgestaltung, 30 Tagen Urlaub sowie einer strukturierten Einarbeitung. Bewerben Sie sich bis zum 31.08.2026 und gestalten Sie mit uns die Zukunft der kommunalen Verwaltung!

Aufgaben

• Übernahme aller für die Archivierung vorbereiteten Akten unter Beachtung der geltenden Dienstanweisung
• Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen und dem Landkreisarchiv
• Herausgabe der Akten bei Anforderung sowie deren Rückführung
• Überwachung der Archivierungsfristen
• Pflege und Sicherung der Kassation, insbesondere Vorbereitung, Auslösung und Zuführung des Archivgutes in die datenschutzgerechte Vernichtung
• Beteiligung an der Archivierung der elektronischen Akten
• Vollumfängliche Postbearbeitung
• Registratur, Aufbereitung und Zuordnung des herkömmlichen Posteingangs zu den jeweiligen Regionalstellen und Organisationseinheiten
• Aufbereitung und Scannen des Posteingangs für die e-Akte sowie Zuordnung zu den Organisationseinheiten
• Aufbewahrung gescannter Schriftstücke und Rückgabe gescannter Originaldokumente
• Filterung und Aufarbeitung des Postausgangs zur Übergabe an die Hauptpoststelle
• Aufbereitung von Einschreiben sowie Bearbeitung von Schreiben mit Postzustellungsurkunde
• Übernahme der Verschlagwortung im Vertretungsfall
• Prüfung der elektronischen Poststücke auf Aktenrelevanz
• Definieren der Art des Poststücks, Zuordnung (Bearbeiter/Akte) und vollumfängliche Verschlagwortung
• Reklamationsbearbeitung elektronischer Irrläufer

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung im Verwaltungsbereich
• Gute EDV-Anwenderkenntnisse, insbesondere in der Dokumentenverwaltung und Archivierung
• Kenntnisse im Datenschutz, um vertrauliche Informationen korrekt zu behandeln
• Grundkenntnisse im Sozialgesetzbuch I, II und X für die Arbeit im Sozialbereich
• Hervorragende Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Kontaktfähigkeit, um mit Kollegen und Bürgern zu interagieren
• Freundliches Auftreten und Serviceorientierung im Umgang mit anfragenden Personen
• Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz für die Arbeit in einem dynamischen Umfeld
• Fähigkeiten zur effizienten Postbearbeitung, einschließlich Scannen und Verschlagwortung
• Organisationstalent zur Überwachung von Archivierungsfristen und Kassation von Akten
• Erfahrung in der Bearbeitung elektronischer Dokumente und E-Akten

Benefits

• Tarifgerechte Bezahlung
• Jahressonderzahlung
• Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten
• 39 Stunden Arbeitszeit
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Strukturierte Einarbeitung
• Bedarfsgerechte Fortbildung

Kontakt

Tel: 00493943583003

Email: 132-Personal@koba-jobcenter-harz.de