Sekretär*in­Rektor*in­(w/m/d/x)

Über diesen Job

Die Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle sucht zum 01.04.2027 eine*n Sekretär*in für die Rektorin (w/m/d/x) in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Die Position bietet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Verwaltung, inklusive Terminplanung, Protokollführung und organisatorische Unterstützung. Bewerber*innen sollten eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie relevante Berufserfahrung mitbringen und Freude an der Arbeit in einem kreativen Umfeld haben. Bewerbungen sind bis zum 15.11.2026 online einzureichen.

Aufgaben

• Terminplanung und Terminkoordination für den*die Rektor*in sowie die Prorektor*innen
• Koordination und organisatorische Vorbereitung von Beratungen mit internen und externen Gesprächspartner*innen
• Organisatorische Vorbereitung der wöchentlichen Dienstberatung des Rektorats und der Senatssitzungen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs (Rektor*in und Prorektor*innen)
• Führen der Wiedervorlage, Kontrolle von Fristen, Führen der Ablage (Rektor*in und Prorektor*innen)
• Protokollführung
• Erstellen von Statistiken, Reports und Präsentationen
• Durchführung von Rechercheaufgaben
• Planung sowie Organisation der Dienstreisen (Rektor*in und Prorektor*innen)
• Bearbeitung von Beschaffungsanträgen und Rechnungsbearbeitung
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von hochschulweiten Veranstaltungen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder Verwaltungswesen, idealerweise mit Erfahrung im Hochschulbereich
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen
• Verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten in einem kreativen Umfeld
• Kompetenz in der Anwendung IT-gestützter Verwaltungsverfahren sowie anwendungssichere Kenntnisse gängiger PC-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Hohe Lernbereitschaft, Flexibilität und Sorgfalt im Umgang mit sich ändernden Anforderungen
• Fähigkeit zur Protokollführung und Erstellung von Statistiken, Reports und Präsentationen
• Erfahrung in der Koordination von Terminen und Dienstreisen für Führungskräfte

Benefits

• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Freundliche Arbeitsatmosphäre
• Gesundheitsförderung
• Hochschulsportangebot
• Flexible Arbeitszeiten
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Jährliche Sonderzuwendung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge

Kontakt

Frau Dr. Sara Binay

Tel: +493457751511

Email: binay@burg-halle.de