Sekretär(m/w/d)inderGrundschuleimSchachdorfStröbeck{Verwaltungsfachangestellte/r-Kommunalverwaltung}
Über diesen Job
Die Stadtverwaltung Halberstadt sucht einen Schulsekretär (m/w/d) für die Grundschule Dr. Emanuel-Lasker im Schachdorf Ströbeck. In dieser Teilzeitstelle (30 Stunden/Woche, befristet auf mindestens ein Jahr) übernehmen Sie vielfältige Verwaltungsaufgaben, wie die Organisation von Terminen, die Erstellung von Schriftverkehr und die Unterstützung der Schulleitung. Wir bieten Ihnen eine moderne Arbeitsumgebung, flexible Arbeitszeiten und umfassende Einarbeitung. Bewerben Sie sich bis zum 17.05.2026 und werden Sie Teil unseres engagierten Teams!
Aufgaben
- Selbstständige Erledigung von Vorzimmertätigkeiten und Erstellung von Schriftverkehr
- Organisation und Koordinierung von Terminen
- Annahme und Vermittlung von Telefonaten
- Korrespondenz per E-Mail und Post
- Protokollführung bei Veranstaltungen und Gesamtkonferenzen
- Führung und Kontrolle statistischer Erhebungen wie Urlaubsplanung und Zeiterfassung
- Erledigung von Kopierarbeiten und Beschaffung von Büromaterial
- Anfertigung von Schreiben und Vermerken nach Vorlage oder Diktat für die Schulleitung und das Lehrpersonal
- Selbstständiges Erarbeiten und Schreiben von Schriftverkehr aufgrund von Telefonaten und Besucherverkehr
- Rechnungsbearbeitung für die Grundschule Dr. Emanuel Lasker
- Abrechnung des Kopiergeldes
- Verwaltung und Abrechnung der Portokasse und des Handvorschusses
- Unterstützung der Schulleitung bei Schulorganisation
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Elternsprechtagen und -versammlungen sowie Wahlen der Elternvertretung
- Regelung des Besucherverkehrs für die Schulleitung und Lehrkräfte
- Erarbeitung und Pflege der Schülerdateien
- Durchführung der Lernanfängermeldung
- Erstellung von Zeugnisabschriften, Beglaubigungen und Schulbescheinigungen
- Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen, Ausflügen und Klassenfahrten
- Verwaltung der Erste-Hilfe-Ausrüstung
- Mitwirkung bei Sondermaßnahmen des Gesundheitsamtes
- Beschaffung von Lehr- und Lernmaterial nach Vorgabe
- Aufnahme und Weiterleitung von Dienst- und Schadensmeldungen
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung oder Bürokommunikation mit entsprechenden Kenntnissen
- Fundierte Kenntnisse in Microsoft-Office-Anwendungen für die effiziente Erstellung von Dokumenten und Tabellen
- Freundliches Auftreten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten zur Interaktion mit Schülern, Eltern und Lehrkräften
- Sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit mit besonderen Fähigkeiten im Umgang mit Konfliktsituationen
- Selbstständiges Arbeiten unter Berücksichtigung organisatorischer Abläufe im Schulsekretariat
- Bereitschaft zur Weiterbildung und Qualifizierung zur ständigen Verbesserung der beruflichen Fähigkeiten
- Erfahrungen in der Protokollführung und Dokumentation bei Veranstaltungen und Konferenzen
- Vertrautheit mit der Bearbeitung von Rechnungen und der Pflege von Berichtswesen
- Kenntnisse in der Organisation von Schulveranstaltungen, Elternabenden und Ausflügen
- Fähigkeit zur Handhabung von sensiblen Daten und Schülerdateien unter Datenschutzrichtlinien
Benefits
- Moderne Arbeitsumgebung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gesundheitsförderung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Attraktive Vergütung
- Umfassende Einarbeitung
- Weiterbildung
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