Büroassistenz­(m/w/d)­Bauamt

Über diesen Job

Im Bauamt des Saalekreises in Merseburg wird eine unbefristete Stelle als Büroassistenz (m/w/d) in Vollzeit zum 01.01.2027 ausgeschrieben. Zu den Aufgaben gehören organisatorische Tätigkeiten, Schriftverkehr sowie die Planung und Organisation von Sitzungen. Bewerber sollten eine Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation vorweisen und sicher im Umgang mit MS Office sein. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden, mit einer Vergütung in der Entgeltgruppe 5 TVöD-VKA. Bewerbungen sind bis zum 23.07.2026 online einzureichen.

Aufgaben

• Allgemeine und organisatorische Aufgaben für das Bauamt wahrnehmen
• Telefon- und Empfangsdienst leisten
• Erstansprechfunktion für die Themen der Amtsleitung und interner Stellen wahrnehmen
• Publikumsverkehr betreuen und abwickeln
• Persönliche oder fernmündliche Anfragen entgegennehmen und weiterleiten
• Auskünfte in organisatorischen, formellen und inhaltlichen Angelegenheiten nach Vorgabe erteilen
• Posteingang, -ausgang, -verteilung und -umlauf entgegennehmen, organisieren und weiterleiten
• Dokumentation des Schriftverkehrs in den hierfür vorgesehenen Akten und Systemen (DMS) sicherstellen
• Besprechungen, Sitzungen, Ausschussberatungen, Konferenzen planen, organisieren, vor- und nachbereiten
• Technische Ausstattung, Bewirtung und Betreuung der Gäste bei Sitzungen sicherstellen
• Tagesordnungen und Tischvorlagen erstellen, Unterlagen und Informationsmaterial zusammenstellen und aufbereiten
• Gesprächs- und Ergebnisprotokolle anfertigen
• Beschluss- und Informationsvorlagen für Sitzungen erstellen und einstellen
• Amtsspezifische und amtsübergreifende Zuarbeiten organisieren, kontrollieren und zusammenführen
• Zuarbeiten zur fachlichen Prüfung durch die Amtsleitung weiterleiten und abschließend versenden
• Termine organisieren und überwachen
• Wiedervorlagen von Vorgängen kontrollieren
• Unterlagen für das Amt pflegen und ablegen, einschließlich Akten verwalten
• Handouts und Präsentationen nach fachlicher Vorgabe erstellen
• Schreibarbeiten nach Vorlage oder Diktat unter Beachtung der Recht- und DIN-Schreibregeln erledigen
• Rechnungen organisatorisch erfassen, zuordnen und weiterleiten
• Eingehende Rechnungen in der Fachanwendung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (HKR) erfassen und automatisiert übernommene Rechnungsdaten prüfen
• Rechnungen Kreditoren zuordnen

Anforderungen

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in mündlicher und schriftlicher Form in deutscher Sprache auf mindestens C1-Niveau.
• Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von MS Office, insbesondere in Word, Excel und PowerPoint.
• Starke organisatorische Fähigkeiten zur Planung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen und Konferenzen.
• Erfahrung in der Dokumentation und Verwaltung von Schriftverkehr, sowohl physisch als auch elektronisch.
• Sichere Umgang mit Rechnungswesen und Budgetverwaltung, einschließlich der Erfassung und Zuordnung von Rechnungen.
• Fähigkeit zur Erstellung von Handouts, Präsentationen und Protokollen nach vorgegebenen Standards.
• Effizientes Aufgaben- und Terminmanagement zur Überwachung und Kontrolle von Amtsprozessen.
• Hohes Maß an Medienkompetenz und technologischen Fähigkeiten im Büroalltag.
• Erfahrung in der Bearbeitung von Publikumsverkehr und der eigenverantwortlichen Beantwortung von Anfragen.
• Vertrautheit mit den rechtlichen Vorgaben und DIN-Normen für Schreibarbeiten und Dokumentation.

Benefits

• Unbefristete Anstellung
• 39 Stunden Woche
• Tarifgehalt TVöD
• Anerkennung von Berufserfahrungen
• Förderung der Gleichstellung

Kontakt

Herr Dr. Mahler

Tel: 00493461401105

Email: info@saalekreis.de