202/2026­Assistenz­im­Dekanat­der­Fakultät­für­Informatik­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine*n Assistent*in (m/w/d) im Dekanat der Fakultät für Informatik in Vollzeit. Sie unterstützen das Fakultätsmanagement durch organisatorische und administrative Aufgaben, von der Korrespondenz bis zur Haushaltsverwaltung. Voraussetzungen sind eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung im Sekretariatsbereich, gute MS-Office-Kenntnisse und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld erwarten Sie. Bewerbungen sind bis zum 15. Oktober 2026 über das Online-Portal einzureichen.

Aufgaben

• Bürowirtschaftliche Aufgaben im Dekanat durchführen, einschließlich Korrespondenz, Schreibarbeiten, Post, Ablage/Archivierung und Bestellwesen
• Zentrale Assistenz für Dekan und Fakultätsmanagement: Termin- und Vorgangskoordination übernehmen
• Unterstützung in Verwaltung, Personalwesen und Rechnungswesen leisten, einschließlich administrativer Vor- und Zuarbeit
• Mitwirkung bei der Abwicklung des Fakultätshaushalts, inklusive Organisation, Pflege von Übersichten und Zuarbeit
• Unterstützung des Prüfungsamtes bei der Vor- und Nachbereitung sowie der Unterlagenpflege und Abstimmung
• Vorbereitung von Verträgen für wissenschaftliches und studentisches Personal erstellen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen organisieren, Versand und Ablage durchführen
• Administrative Unterstützung bei Berufungsverfahren leisten, einschließlich Unterlagen, Termine und Nachverfolgung
• Besuchermanagement durchführen
• Koordination der Zusammenarbeit der Lehrstuhlsekretariate
• Erstellung und Pflege von Statistiken, einschließlich Datenaufbereitung und Aktualisierung

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbar mit Erfahrung in Sekretariat oder Assistenz
• Erfahrungen in haushaltsbezogenen Vorgängen, wie Abrechnung, Buchung und Budgetüberwachung
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, sich in weitere IT-Lösungen einzuarbeiten
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Ausdrucksweise
• Hohe Service- und Kommunikationsorientierung sowohl im Team als auch im Publikumsverkehr
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift sowie interkulturelle Kompetenz
• Organisatorisches Feingefühl und hohe Zuverlässigkeit im administrativen Tagesgeschäft
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und die Fähigkeit, Prozesse zuverlässig zu unterstützen

Benefits

• Weiterbildungsprogramme
• Flexible Arbeitszeiten
• Umfangreiche Verpflegung
• Sport- und Freizeitangebote
• Wertschätzende Führungskultur
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Moderne Arbeitsplätze

Kontakt

Frau Dr. Christiane Mahr

Tel: 00493916758871

Email: christiane.mahr@ovgu.de