Sachbearbeitung­Vorzimmerdienst/­Kreistag

Über diesen Job

Der Altmarkkreis Salzwedel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Person für die unbefristete Vollzeitstelle als Sachbearbeitung Vorzimmerdienst/Kreistag. Zu den Aufgaben gehören die Terminplanung, Protokollführung und die Unterstützung des Kreistagsbüros sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben. Der moderne Arbeitgeber bietet flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeitsmöglichkeiten und zahlreiche Weiterbildungschancen. Bewerbungen sind bis zum 23.03.2026 willkommen.

Aufgaben

• Angelegenheiten des Kreistagsbüros verwalten
• Terminplanung und Bündelung der Sitzungsunterlagen für den Kreistag und Kreisausschuss unter Beachtung der Ladungsfristen
• Vorbereitung der Einladungen und Sitzungsunterlagen einschließlich Vorberatung
• Sitzungsdienst einschließlich Protokollführung und Nachbereitung der Sitzungen
• Servicestelle für die Kreistagsmitglieder, die Fraktionen, kreislich Beauftragte und Anfragende sein
• Unterstützung der Fachämter bei der Sitzungsvorbereitung und der Nutzung der Fachanwendung Session
• Administration der Fachanwendung Session sowie der App Mandatos
• Verwaltung der persönlichen Daten der Kreistagsmitglieder
• Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
• Terminplanung und -koordinierung sowie Empfang von Besuchenden
• Korrespondenzbearbeitung, wie Erstellung von Glückwunschschreiben und Aufbereitung von Ansprachen und Redebeiträgen
• Anlegen von Beschlussvorlagen in Session
• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, wie Materialbestellung und Führen des Urlaubsplanes/-kalenders
• Aktenverwaltung
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, Tagungen, Präsentationen und Dienstreisen
• Sicherstellung eines reibungslosen Organisationsflusses zwischen dem Landrat und den nachgeordneten Stellen
• Aufarbeitung von Sitzungs- und Besprechungsunterlagen
• Anfertigung von Protokollen in unterschriftsreifer Form
• Organisation von Besuchsabläufen inklusive der eigenständigen Anfertigung erforderlicher Korrespondenz und Vorabsprachen
• Abrechnung von Verdienstausfall und Aufwandsentschädigungen
• Prüfung von Anträgen auf Verdienstausfall
• Bearbeitung von Fragen zum Entschädigungsrecht
• Zuarbeit zur Haushaltsbildung und planungsseitige Erfassung der Haushaltsansätze

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Logisches Denkvermögen und Organisationsgabe
• Teamfähigkeit und Umsicht
• Verantwortungs- und Leistungsbereitschaft
• Belastbarkeit und Flexibilität
• Erfahrung in der Aktenverwaltung und Büroorganisation
• Kenntnisse in der Erstellung von Protokollen und Beschlussvorlagen
• Fähigkeit zur Terminplanung und -koordination
• Vertrautheit mit der Bearbeitung von Anträgen und Verwaltungsvorgängen

Benefits

• Unbefristeter Arbeitsplatz
• Betriebliche Altersversorgung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Herr Peitz

Tel: 004939018401801

Email: info@altmarkkreis.de