340/2025­Sachbearbeitung­Studienservice­/­WelcomeDesk­(w/m/d)­{Verwaltungswirt/in­/­Verwaltungsbetriebswirt/in}

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg
39106 Magdeburg Sachsen-Anhalt
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Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine Sachbearbeitung für den Studienservice / WelcomeDesk (w/m/d) in unbefristeter Vollzeitstelle. Die Position umfasst die Betreuung des WelcomeDesks, die Bearbeitung von Anfragen und Dokumenten sowie Unterstützung bei Veranstaltungen. Voraussetzung sind eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium, idealerweise mit Erfahrung in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung. Angeboten werden eine gezielte Einarbeitung, flexible Arbeitszeiten und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld. Bewerbungen sind bis zum 01. Februar 2026 willkommen.

Aufgaben

  • Betreuung des WelcomeDesks während der Öffnungszeiten des Campus Welcome Centers
  • Annahme und Bearbeitung von Dokumenten und Anfragen in deutscher und englischer Sprache zu allen Themen des Student Life Cycles
  • Annahme, Registrierung und Weiterleitung von Anträgen im Alumni- und Prüfungsservice
  • Bearbeitung von akademischen Abschlussanfragen
  • Erstellung von Notenbescheinigungen und Abschlussbestätigungen
  • Annahme von Abschlussarbeiten
  • Durchführung von Beglaubigungen nach gesetzlichen Vorgaben
  • Verantwortung für den Event- und Besucherservice bei Inhouse-Veranstaltungen im Campus Welcome Center
  • Weiterentwicklung und Betreuung des Relationship Managements interner und externer Kooperationspartner im Campus Welcome Center
  • Pflege der Webseiten des Studienservice und der Infomonitore im Campus Welcome Center
  • Unterstützung der Allgemeinen Studienberatung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen für Studieninteressierte und Studierende
  • Unterstützung in Hochphasen im Backoffice des Studierendensekretariats

Anforderungen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder Hochschulstudium in Wirtschaftswissenschaften oder Verwaltungswissenschaften
  • Erfahrungen in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung sind von Vorteil
  • Kenntnisse über hochschulrechtliche Bestimmungen und universitätsspezifische Ordnungen
  • Sicherer Umgang mit EDV-Programmen, insbesondere Office-Paket, HIS-Programme und CMS Egotec
  • Interkulturelle Kompetenzen und Kommunikationsfähigkeit sind erforderlich
  • Flexibilität und ein sicheres Auftreten im Kundenkontakt sind wichtig
  • Deutschkenntnisse mindestens auf Sprachniveau C2, Englisch mindestens B2 und eine weitere Sprache von Vorteil
  • Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Veranstaltungen zu planen und durchzuführen
  • Teamfähigkeit und die Fähigkeit zur wertschätzenden Zusammenarbeit in einem multikulturellen Umfeld

Benefits

  • Gute Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Moderne Arbeitsplätze
  • Wertschätzende Zusammenarbeit
  • Offene Gesprächs- und Führungskultur
  • Vielfältiges Arbeitsumfeld
  • Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Kontakt

Frau Annika Kirbs

Tel: 00493916752283

Email: annika.kirbs@ovgu.de

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