Sachbearbeiter­(m/w/d)­-Dekanat

Über diesen Job

Werde Sachbearbeiter (m/w/d) im Dekanat der Medizinischen Fakultät an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg und arbeite in einem dynamischen Umfeld, das Hochschulpolitik, Wissenschaft und Administration vereint. Deine Aufgaben umfassen die Unterstützung des Prodekans bei Strukturprojekten, das Berufungsmanagement sowie akademische Angelegenheiten wie Promotion und Habilitation. Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Bachelorstudium in Betriebswirtschaft mit und besitzt Kenntnisse in MS Office sowie eine ausgeprägte Kommunikationsstärke. Freue dich auf ein attraktives Gehalt von 29.900 € - 39.200 € pro Jahr und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.

Aufgaben

• Unterstützung des Prodekans für Struktur bei laufenden Strukturprojekten
• Organisatorische Begleitung des Fakultätsrates und der Strukturkommission
• Mitarbeit in laufenden Berufungsverfahren
• Vorbereitung von Unterlagen für Berufungsverfahren
• Fristenkontrolle für Berufungsverfahren
• Korrespondenz mit Bewerbern im Rahmen von Berufungsverfahren
• Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
• Erstellung von Abschlussberichten für Berufungsverfahren
• Vorbereitung von Vorstandsvorlagen
• Organisatorische Begleitung neu berufener Professoren
• Onboarding von neu berufenen Professoren
• Begleitung der Antrittsvorlesung neuer Professoren
• Mitarbeit im Bereich Promotion und Habilitation
• Bearbeitung von Anträgen im Bereich Promotion
• Fristenkontrolle im Bereich Promotion
• Unterstützung bei Gremienvorgängen im Bereich Promotion
• Mitwirkung bei der Umsetzung der novellierten Promotionsordnung
• Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen im Bereich Promotion
• Anbindung an das Valucon-System im Rahmen der Promotionsordnung

Anforderungen

• Erfahrung im Personalmanagement und betrieblichen Abläufen innerhalb einer Hochschulgestaltung
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office-Anwendungen und Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools
• Fundierte Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Projektmanagement
• Gute Englischkenntnisse, mindestens auf B2-Niveau, sowie hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung in der Umgang mit Studierenden und Fakultätsmitgliedern
• Flexibilität und Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung von administrativen Aufgaben
• Eigenmotivation und selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kenntnis der Hochschulstrukturen in Sachsen-Anhalt von Vorteil
• Erfahrung in der Bearbeitung von Habilitations- und Promotionsverfahren
• Vertrautheit mit Geschäftskorrespondenz und offiziellen Dokumenten

Benefits

• Firmenticket
• Sorgfältige Einarbeitung
• Weiterbildungsmaßnahmen

Kontakt

Tel:

Email: zww@ovgu.de