Sachbearbeiter*inVeranstaltungs-undOfficemanagement(w/m/d){Veranstaltungskaufmann/-frau}
Über diesen Job
Die Hochschule Merseburg sucht eine*n Sachbearbeiter*in im Veranstaltungs- und Officemanagement (w/m/d) in Teilzeit (75%), um das Hochschulmarketing und die Kommunikation zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, die Abstimmung mit internen und externen Partnern sowie die Erstellung von Veranstaltungsplänen und Kostenkalkulationen. Bewerber*innen sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungsmanagement oder verwandten Bereichen sowie relevante Berufserfahrung mitbringen. Das Arbeitsumfeld bietet flexible Arbeitszeiten, ein wertschätzendes Klima und einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
Aufgaben
- Assistenz bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für das Rektorat
- Abstimmung mit internen Bereichen sowie externen Dienstleistern und Kooperationspartnern
- Erstellung von Veranstaltungsplänen, Angeboten, Kostenkalkulationen und Erfolgskontrollen
- Betreuung von Gästen und Teilnehmenden vor, während und nach Veranstaltungen
- Mitwirkung bei der Konzeption zielgruppengerechter Event- und Marketingmaßnahmen
- Unterstützung bei der Steuerung organisatorischer Abläufe, administrativer Aufgaben und Dokumentation
- Sachbearbeitung Haushalt, einschließlich Vorbereitung von Vergabeverfahren und Beschaffungsanträgen
- Erstellung von Dienstreiseabrechnungen und Verwaltung der Haushaltsmittel
- Sekretariat und Backoffice-Organisation
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Veranstaltungsmanagement oder verwandten Bereichen mit umfassender Kenntnis der besten Praktiken.
- Nachweisbare Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, einschließlich Planung, Umsetzung und Nachbereitung.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, um mit verschiedenen Interessengruppen effektiv zu interagieren.
- Sicherer Umgang mit gängiger PC-Bürosoftware wie Word, Excel und PowerPoint sowie digitalen Tools für das Veranstaltungsmanagement.
- Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten, strukturiertem Zeitmanagement und Teamarbeit zur Erreichung gemeinsamer Ziele.
- Erfahrung in der Erstellung von Kostenkalkulationen, Angeboten und Veranstaltungsplänen für eine effiziente Ressourcennutzung.
- Kompetenz in der Betreuung und Unterstützung von Gästen sowie Teilnehmern vor, während und nach Veranstaltungen.
- Organisatorisches Talent zur Steuerung administrativer Aufgaben und Dokumentation innerhalb des Veranstaltungsmanagements.
- Kreativität und Bereitschaft zur Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Veranstaltungs- und Marketingkonzepten.
- Kenntnisse im Bereich Haushaltssachbearbeitung, Vergabeverfahren und Verwaltung von Haushaltsmitteln.
Benefits
- 30 Tage Urlaub
- Betriebliche Altersvorsorge
- Familienfreundlichkeit
- Flexibles Arbeiten
- Wertschätzendes Klima
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