Fremdsprachensekretärin*Fremdsprachensekretärs(m-w-d){Kaufmann/-frau-Büromanagement}
Über diesen Job
Die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sucht ab sofort eine Fremdsprachensekretärin oder einen Fremdsprachensekretär (m-w-d) in Vollzeit für ihre Naturwissenschaftliche Fakultät III. Die unbefristete Stelle umfasst allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Organisation von Lehrveranstaltungen, Unterstützung bei Haushaltsangelegenheiten sowie die Betreuung internationaler Mitarbeiter. Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch sowie Erfahrung in Büroorganisation und internationalem Umfeld. Bewerbungen sind bis zum 20.07.2026 willkommen.
Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Büroorganisation in deutscher und englischer Sprache durchführen
- Schriftverkehr und Postbearbeitung erledigen
- Termine planen und koordinieren
- Lehrveranstaltungen und Prüfungen organisieren
- Mit Studierenden und Lehrenden kommunizieren
- Finanzielle und administrative Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten durchführen
- Drittmittelprojekte verwalten, Bestellungen und Rechnungen bearbeiten
- Dienstreisen organisieren und administrieren
- Personalangelegenheiten, wie Einstellungsverfahren und Urlaubsanträge, unterstützen
- Internationale Mitarbeiterinnen und Doktorandinnen betreuen
- Planung und Organisation von nationalen und internationalen Tagungen und Kolloquien unterstützen
- Berichte, Fachtexte und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache formatieren und editieren
- Öffentlichkeitsarbeit der Arbeitsgruppen unterstützen und Internetauftritt pflegen
- Einrichtung und Administration von EDV-Hardware und Software unterstützen
- Turnusmäßige Wartungen und Sicherheitsprüfungen von Geräten organisieren
- Bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen unterstützen
- Datenschutzkonformität der Arbeitsgruppen überwachen
Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Umfangreiche Erfahrungen in Büroorganisation und Sekretariatsführung
- Gute Beherrschung von relevanter Office- und Kommunikationssoftware
- Eingehende Erfahrungen in Haushaltsführung und im Rechnungswesen
- Erfahrung in der Verwaltung von Drittmitteln und Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Kenntnisse in Personalangelegenheiten und Organisation von Dienstreisen
- Erfahrungen in internationalen Arbeitsgruppen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und kommunikative Kompetenz
- Selbständige, dienstleistungsorientierte und gewissenhafte Arbeitsweise
- Aufgeschlossenheit und Unterstützungsbereitschaft im Umgang mit Studierenden
Benefits
- Unbefristete Anstellung
- Vollzeitstelle
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Bewerber*innenförderung
- Einsatzbereit zur Unterstützung von Mitarbeitenden
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