Sekretariat/Assistenz­der­Betriebsleitung­{Verwaltungsfachangestellte/r­-Kommunalverwaltung}

Über diesen Job

Im Eigenbetrieb Kommunales Gebäudemanagement der Landeshauptstadt Magdeburg wird eine unbefristete Vollzeitstelle als Sekretariat/Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d) angeboten. Zu den Hauptaufgaben gehören die Organisation des Sekretariats, Unterstützung der Betriebsleitung sowie die Bearbeitung von Schriftverkehr und Protokollführung. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Sekretariatsmanagement mitbringen. Neben einer attraktiven Vergütung bietet die Stelle flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub. Bewerbungen sind bis zum 26. Juni 2026 willkommen.

Aufgaben

• Selbstständige Führung und Organisation des Sekretariats einschließlich Assistenz und Unterstützung der Betriebsleitung
• Wahrnehmung von Organisations- und Koordinationsaufgaben, insbesondere Terminplanung, Fristenüberwachung und Wiedervorlagenmanagement
• Bearbeitung des Schriftverkehrs, Erstellung und Pflege von Übersichten, Auswertungen und allgemein verwaltungsorganisatorischer Arbeitsunterlagen
• Teilnahme an Sitzungen und Besprechungen, inklusive der Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
• Formale Erstellung von Beschlussvorlagen, Drucksachen, Stellungnahmen und allgemeinen Informationsschreiben
• Planung, Überwachung und Verwaltung des Einsatzes von Dienstfahrzeugen einschließlich Dokumentation, Abrechnung und Veranlassung notwendiger Wartungs- und Serviceleistungen
• Sicherstellung der Einhaltung interner Vorgaben, Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen und relevanter rechtlicher Bestimmungen

Anforderungen

• Abgeschlossene 3-Jährige kaufmännische Berufsausbildung oder Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Sekretariatsmanagement oder in der Assistenz der Geschäftsleitung
• Fundierte Kenntnisse im Verwaltungs- und Kommunalrecht sind wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse der IT-Anwendungen, insbesondere MS Office und Kommunikationsprogramme wie Zoom und MS Teams
• Erfahrungen mit spezifischen Programmen wie Ratsinformationssystem und Session sind von Vorteil
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einer sehr starken Servicementalität
• Hohes Kommunikationsgeschick in schriftlicher und mündlicher Ausdrucksweise auf C2-Niveau der deutschen Sprache
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Belastbarkeit
• Erfahrung in der Durchführung von Terminplanung und Fristenüberwachung
• Fähigkeit zur Protokollführung und Erstellung von Beschlussvorlagen sowie allgemeinen Informationsschreiben

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Jahressonderzahlung
• Zuschüsse zur Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• vergünstigtes Ticket
• Bike-Leasing
• flexible Arbeitszeiten
• sicherer Arbeitsplatz
• attraktive Vergütung

Kontakt

Tel: 00493915405501

Email: gebaeudemanagement@kgm.magdeburg.de