Sachbearbeitung­Bundesfreiwilligendienst­(m/w/d)­(E­9a­TVöD)

Über diesen Job

Die Stadt Halle (Saale) sucht zum 1. August 2026 eine Sachbearbeitung für den Bundesfreiwilligendienst (m/w/d) in Vollzeit und unbefristet (E 9a TVöD). Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Bundesfreiwilligendienstes, die Beratung von Freiwilligen sowie die Unterstützung bei Haushalts- und Qualitätsmanagementprozessen. Voraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und Kenntnisse im Arbeitsrecht. Angeboten werden 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Qualifizierungsangebote. Bewerbungen sind bis zum 28. Juni 2026 willkommen.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Bundesfreiwilligendienstes
• Erstellen der Vereinbarungen für den Bundesfreiwilligendienst
• Prüfung von Zeitnachweisen, Urlaubsscheinen, Seminarteilnahmen und Abschlusszeugnissen
• Beratung und Betreuung von Einsatzstellen und Freiwilligen
• Unterstützung der Freiwilligen bei der Suche nach einer Einsatzstelle
• Unterstützung der Einsatzstelle bei der Beantragung zur Anerkennung als Einsatzstelle
• Unterstützung bei der Beantragung von Platzzahlerhöhungen beim BAFzA
• Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und externen Stellen
• Mitwirkung bei Prüfungen durch das Bundesamt
• Pflege, Aktualisierung und Administration von Datenbanken und Dokumentationen
• Teilnahme an Netzwerktreffen, Fachveranstaltungen und Messen
• Mitwirkung bei der Haushaltsplanung im BFD-Bereich, insbesondere Personalkostenplanung
• Bearbeitung von Fahrtkostenabrechnungen und Seminarkostenabrechnungen
• Erstellung von Schlussrechnungen für den BFD
• Zuarbeit zum Wirtschaftsplan
• Mitwirkung bei Quartals- und Jahresabschlüssen
• Prüfung von Abrechnungsunterlagen auf sachliche Richtigkeit
• Pflege und Aktualisierung der QM-Dokumentation
• Durchführung und Organisation des Dokumentenmanagements
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
• Unterstützung bei der Umsetzung externer Anforderungen
• Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits
• Durchführung und Auswertung von Evaluationen
• Abstimmung mit der/dem Qualitätsmanagementbeauftragten
• Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung erforderlich für sachgerechte Bearbeitung von administrativen Aufgaben.
• Sichere Kenntnisse in computergestützten Verwaltungssystemen und Erfahrung mit SAP sowie Microsoft Office Anwendungen zur Datenverarbeitung und Dokumentation.
• Erfahrungen und Kenntnisse in einem Qualitätsmanagementsystem sowie dessen Prozessen für die ständige Verbesserung der Dienstleistungsqualität.
• Kompetenz im Arbeitsrecht, EU-DSGVO und Bundesfreiwilligendienstgesetz zur rechtlichen Absicherung und Beratung von Einsatzstellen.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Beratungskompetenz für die zielgerichtete Betreuung von Freiwilligen und Einsatzstellen im Bundesfreiwilligendienst.
• Strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise zur effektiven Prüfung und Bearbeitung von administrativen Unterlagen und Dokumenten.
• Fähigkeit zur Organisation und Koordination von Projekten im Bereich Bundesfreiwilligendienst zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.
• Nachweisbare Kenntnisse in der Haushaltsplanung und Bearbeitung von Abrechnungen für Personalkosten und Seminarfinanzierungen.
• Erfahrung in der Durchführung und Auswertung von Evaluationen zur Verbesserung des Qualitätsmanagements und der Dienstleistungsangebote.
• Fähigkeit zur umfangreichen Pflege und Aktualisierung der QM-Dokumentation sowie Vorbereitung von internen und externen Audits.

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Attraktives Gehalt
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jährliche Sonderzahlung
• Leistungsentgelt
• Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Mitarbeiterrabatte

Kontakt

Frau Ullrike Arnswald

Tel: 004934520938620

Email: efa-personal@halle.de