Leiter/innen­(m/w/d)­für­die­Geschäftsstellen

Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitalisierung
Magdeburg Sachsen-Anhalt
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Über diesen Job

Das Amt für Immobilien- und Baumanagement Magdeburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Leiter/in (m/w/d) für die Geschäftsstelle in unbefristeter Teilzeitbeschäftigung. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Geschäftsbetriebs, Unterstützung der Amtsleitung sowie administrative Tätigkeiten im Personalbereich. Voraussetzung ist eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, idealerweise mit Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung. Bewerbungen sind bis zum 07.07.2026 möglich.

Aufgaben

  • Leitung und Organisation des laufenden Geschäftsbetriebs der Geschäftsstelle
  • Unterstützung der Amtsleitung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
  • Steuerung, Koordinierung und Überwachung der Arbeitsabläufe
  • Festlegen von Prioritäten innerhalb der Geschäftsstelle
  • Organisation und Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Geschäftsgangs, einschließlich Postein- und -ausgang
  • Kontrolle von Fristen und Wiedervorlagen
  • Aktenführung und Dokumentationsmanagement
  • Unterstützung bei komplexen Einzelfragen sowie Vorbereitung von Unterlagen
  • Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen für Möbel, Dienst-Kfz, Dienstleistungen und Büromaterialien
  • Führen von Statistiken und Listen für Vergaben, Fortbildungen und Inventarisierung
  • Zuarbeit zu Schadensersatzangelegenheiten und Regelwerken
  • Durchführung allgemeiner Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten im Personalbereich
  • Koordination und Bearbeitung von Krankmeldungen vor Ort
  • Unterstützung im Betrieblichen Eingliederungs- und Gesundheitsmanagement
  • Bearbeitung von Anträgen im Personalbereich, z.B. Telearbeit, Arbeitszeit, Urlaub
  • Administrative Betreuung personalbezogener Prozesse
  • Genehmigung und Organisation von Bildungsmaßnahmen und Fortbildungen
  • Unterstützung bei der Berufsausbildung am Arbeitsplatz
  • Zusammenarbeit mit den Gremien, insbesondere der Personalvertretung
  • Organisatorische Zuordnung des Haushaltsbereichs zur Geschäftsstelle

Anforderungen

  • Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/mann für Bürokommunikation
  • Fachkenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich öffentliche Verwaltung
  • Erfahrung im Inneren Dienst oder Personalverwaltung
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Kenntnisse in Bürokommunikation und Verwaltungsabläufen
  • Präzise, systematische und selbstständige Arbeitsweise
  • Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
  • Zuverlässigkeit, Fleiß und Leistungsbereitschaft
  • Fahrerlaubnis für PKW und Bereitschaft zur Dienstfahrzeugnutzung
  • Fähigkeit zur Wahrung von Post-, Privat- und Dienstgeheimnissen

Benefits

  • Unbefristete Anstellung
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Fort- und Weiterbildung
  • Teilzeitmöglichkeiten

Kontakt

Herr Perlitz

Tel: 00493915674813

Email: bewerbung.aib@sachsen-anhalt.de

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