Fremdsprachensekretärin*Fremdsprachensekretär(m-w-d)
Über diesen Job
An der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg ist ab sofort eine unbefristete Vollzeitstelle als Fremdsprachensekretär*in (m-w-d) zu besetzen. Zu den Aufgaben gehören allgemeine Sekretariatstätigkeiten, die Organisation von Lehrveranstaltungen sowie die Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten in deutscher und englischer Sprache. Voraussetzung sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, umfangreiche Erfahrung in der Büroorganisation und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Bewerbungen sind bis zum 20.07.2026 willkommen.
Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Büroorganisation in deutscher und englischer Sprache durchführen
- Schriftverkehr und Postbearbeitung organisieren
- Termine planen und koordinieren
- Lehrveranstaltungen und Prüfungen organisieren sowie mit Studierenden und Lehrenden kommunizieren
- Finanzielle und administrative Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten durchführen
- Drittmittelprojekte national und international verwalten
- Bestellungen, Rechnungen und Dienstreisen bearbeiten
- Inventarisierung unterstützen
- Personalangelegenheiten bearbeiten, einschließlich Einstellungsverfahren, Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Internationale Mitarbeiter*innen, Doktorand*innen und Gäste in englischer Sprache betreuen
- Planung und Organisation nationaler und internationaler Tagungen und Kolloquien unterstützen
- Berichte, Fachtexte und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache formatieren und editieren
- Öffentlichkeitsarbeit der Arbeitsgruppen unterstützen und den Internetauftritt pflegen
- Arbeitsgruppen bei der Einrichtung und Administration von EDV-Hardware und Software unterstützen
- Turnusmäßige Wartungen und Sicherheitsprüfungen von Geräten selbstständig organisieren
- Bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen unterstützen
- Datenschutzkonformität der Arbeitsgruppen überwachen
Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Umfangreiche Erfahrungen in Büroorganisation und Sekretariatsführung
- Gute Beherrschung relevanter Office- und Kommunikationssoftware
- Erfahrungen in Haushaltsführung und Rechnungswesen
- Kenntnisse in der Verwaltung von Drittmitteln und Kommunikation mit Drittmittelgebern
- Erfahrungen in Personalangelegenheiten und Organisation von Dienstreisen
- Erfahrungen in internationalen Arbeitsgruppen und im naturwissenschaftlichen Umfeld von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Selbstständige, dienstleistungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Aufgeschlossenheit und Unterstützungsbereitschaft im Umgang mit Studierenden und Mitarbeitenden
Benefits
- Unbefristeter Vertrag
- 40 Stunden Arbeitszeit
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Unterstützung für internationale Mitarbeiter
- gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
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