Assistenz(w/m/d)derAbteilungsleitungGenbank
Über diesen Job
Das Leibniz-Institut für Pflanzengenetik und Kulturpflanzenforschung (IPK) sucht eine Assistenz (w/m/d) der Abteilungsleitung Genbank zum 01.12.2026. In dieser Rolle sind Sie für administrative Aufgaben, die Unterstützung bei Dienstreisen und die Organisation von Veranstaltungen verantwortlich. Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich. Das IPK bietet ein engagiertes Team, flexible Arbeitszeiten und eine transparente Bezahlung nach TV-L. Bewerbungen sind bis zum 04.11.2026 willkommen.
Aufgaben
- Alle anfallenden Verwaltungsaufgaben übernehmen, wie die Koordination von Terminen und Berichtswesen, die Bearbeitung der Post und E-Mails sowie das Führen von Akten.
- Die Planung von Dienstreisen für die Arbeitsgruppenleiter der Abteilung unterstützen.
- Abwesenheitszeiten in der Abteilung registrieren und die entsprechenden Meldungen weiterleiten.
- Die Organisation und Vorbereitung von Konferenzen, Tagungen und Seminaren übernehmen.
- Schreib- und Korrespondenzaufgaben der Abteilung übernehmen.
- Den Abteilungsleiter bei der Lehrplanung im Rahmen der Professur und der Kommunikation mit der Universität unterstützen.
- Den Versand von Saatgut der Genbank übernehmen, Anfragen in deutscher und englischer Sprache bearbeiten und Begleitpapiere für den Versand erstellen.
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Berufsausbildung mit fundierten Kenntnissen in Verwaltungsabläufen und Organisationsstrukturen
- Erstklassige Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen für eine effiziente Büroorganisation und Dokumentenverwaltung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für effektive Kommunikation und Korrespondenz
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit, um eng mit Kollegen und Vorgesetzten zusammenzuarbeiten
- Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, um Aufgaben selbstständig und genau zu erledigen
- Erfahrung in der Planung und Organisation von Konferenzen, Tagungen und Seminaren
- Fähigkeit, Abwesenheitszeiten zu registrieren und entsprechende Meldungen korrekt weiterzuleiten
- Kompetenz im Umgang mit Post und E-Mails sowie in der Erstellung von Begleitpapieren für den Versand von Materialien
- Aufgeschlossene Persönlichkeit mit der Bereitschaft, eigene Ideen und Initiativen in die Teamarbeit einzubringen
- Vertrautheit mit internationaler Agrobiodiversität und pflanzengenetischen Ressourcen von Vorteil
Benefits
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Transparente Bezahlung
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