Leiter/in(m/w/d)fürdieGeschäftsstelle
Über diesen Job
Leiter/in (m/w/d) für die Geschäftsstelle im Amt für Immobilien- und Baumanagement in Halle (Saale) gesucht! Diese unbefristete Vollzeitstelle (40 h/Woche) umfasst die Organisation und Steuerung des Geschäftsbetriebs sowie die Unterstützung der Amtsleitung in administrativen Belangen. Bewerber sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen. Die Bewerbungsfrist endet am 01.11.2026.
Aufgaben
- Steuerung, Koordinierung und Überwachung der Arbeitsabläufe innerhalb der Geschäftsstelle
- Festlegen von Prioritäten im Geschäftsbetrieb
- Organisation und Sicherstellung des ordnungsgemäßen Geschäftsgangs, einschließlich Postein- und -ausgang, Fristenkontrolle und Aktenführung
- Vorbereitung von Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen bei komplexen Einzelfragen
- Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen für Möbel, Dienst-Kfz, Dienstleistungen, Büromaterialien und Arbeitsschutz
- Führen von Statistiken und Listen für Vergaben, Fortbildungen, Inventarisierung und Dauerdienstreisegenehmigungen
- Zuarbeit für Schadensersatzangelegenheiten und Regelwerken
- Durchführung allgemeiner Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten im Personalbereich
- Koordination und Bearbeitung von Krankmeldungen vor Ort
- Unterstützung im Betrieblichen Eingliederungs- und Gesundheitsmanagement
- Bearbeitung von Anträgen und Angelegenheiten im Personalbereich, einschließlich Telearbeit, Arbeitszeit, Urlaub und Zeiterfassung
- Administrative Betreuung personalbezogener Prozesse und Unterstützung der Personalverwaltung
- Bearbeitung, Genehmigung und Organisation von Bildungsmaßnahmen im Rahmen der Fort- und Weiterbildung
- Unterstützung bei der Berufsausbildung und Mitarbeit am Arbeitsplatz
- Zusammenarbeit mit den Gremien, insbesondere mit der Personalvertretung
Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Fachkenntnisse und praktische Erfahrungen im Inneren Dienst, Personal- oder Querschnittsbereich einer öffentlichen Verwaltung
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Standardanwendungen, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint
- Organisation und Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Geschäftsgangs sowie Fristenkontrolle und Aktenführung
- Präzise, systematische und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit sowie Teamfähigkeit
- Hohe Sozialkompetenz, Kooperations- und Teamfähigkeit sowie Dienstleistungsorientierung
- Fähigkeit zur Wahrung von Post-, Privat- und Dienstgeheimnissen
- Kenntnisse im Bereich der Bürokommunikation und Verwaltungstätigkeiten
- Fahrerlaubnis für PKW und Bereitschaft zur Führung eines Dienstkraftfahrzeugs
- Erfahrung in der Vorbereitung und Organisation von Beschaffungs- und Bildungsmaßnahmen
- Ausgeprägte Merkfähigkeit und Leistungsbereitschaft
Benefits
- Unbefristeter Vertrag
- 40 Stunden Woche
- Hybridarbeit
- Unterstützung Gesundheitsmanagement
- Förderung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
- bevorzugte Berücksichtigung von Schwerbehinderten
- aktive Förderung von Frauen
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