Assistenz­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Leopoldina, Deutschlands Nationale Akademie der Wissenschaften, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Abteilung Wissenschaft-Politik-Gesellschaft in Halle (Saale). In dieser Position sind Sie verantwortlich für die organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und die Durchführung von Sekretariatsaufgaben. Voraussetzung sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Die Stelle ist befristet auf zwei Jahre mit der Möglichkeit auf langfristige Zusammenarbeit und bietet flexible Arbeitszeitgestaltung sowie zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 10.07.2026 über das Online-Bewerbungsportal der Leopoldina einzureichen.

Aufgaben

• Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Veröffentlichungen durchführen
• Adressverteilern erstellen sowie Adressdatenbanken in Microsoft Dynamics pflegen und ergänzen
• Einladungen und Serienbriefe versenden
• Rückläufe bearbeiten und sonstige Korrespondenz führen
• Beschaffungen abwickeln, einschließlich Recherche, Angebotseinholung, Auswahl und Verhandlung
• Dienstleister im Rahmen von Beschaffungen überwachen und beauftragen
• Gästebetreuung bei Veranstaltungen sicherstellen
• Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung und -überwachung durchführen
• Posteingang und -ausgang bearbeiten
• Beschaffungsmanagement im MACH-System übernehmen
• Sitzungsunterlagen vorbereiten und gegebenenfalls Protokoll führen
• Akten führen und Statistiken verwalten
• Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung durchführen
• Versandmanagement und Materialverwaltung organisieren
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz gemäß Vorgaben führen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation oder vergleichbar
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
• Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältige Arbeitsweise und Eigeninitiative
• Erfahrung in der Gästebetreuung bei Veranstaltungen
• Fähigkeit zur Planung und Überwachung von Terminen
• Kenntnisse im Beschaffungsmanagement und Verhandlungsgeschick
• Teamfähigkeit und Freude am interdisziplinären Arbeiten
• Erfahrungen in einer wissenschaftlichen Einrichtung sind von Vorteil

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Vermögenswirksame Leistungen
• Jobticket
• Weiterbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Herr Dr. Henning Steinicke

Tel: 034547239600

Email: henning.steinicke@leopoldina.org