129/2026­Sekretär*in­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine/n Sekretär/in (m/w/d) für das Institut für Intelligente Kooperierende Systeme in Vollzeit zur Krankheitsvertretung. Zu den Aufgaben gehören Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation sowie die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariatsbereich vorweisen können. Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes. Bewerbungen sind bis zum 7. Juli 2026 über das Online-Portal willkommen.

Aufgaben

• Verwaltungsarbeiten und Büroorganisation im Institut IKS durchführen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben erledigen
• Terminmanagement koordinieren
• Telefondienst durchführen
• Schriftverkehr bearbeiten
• Sitzungen vor- und nachbereiten
• Unterlagen archivieren
• Digitalisierung von Dokumenten durchführen
• Elektronische Aktenablage verwalten
• Schriftverkehr sichten und verteilen
• Büromaterial, Geräte und Inventar beschaffen und verwalten
• Bestellungen und Beschaffungsvorgänge durchführen
• Dienstreisen, Gastvorträge und Exkursionen organisieren und vorbereiten
• Reisekostenabrechnungen vorbereiten
• Haushaltsmittel bewirtschaften
• Bestell- und Rechnungswesen betreuen
• Verträge für wissenschaftliches und studentisches Personal bearbeiten
• Drittmittel bewirtschaften

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder äquivalent, um die Verwaltungsarbeiten effektiv zu unterstützen.
• Erfahrung in allgemeinen Sekretariatsaufgaben, einschließlich Terminmanagement, Schriftverkehr und Büroorganisation.
• Sehr gute Fertigkeiten im Umgang mit modernen Büroarbeitsmitteln und Software, um die Effizienz im Büroalltag zu erhöhen.
• Kenntnisse im Umgang mit Publikumsverkehr, um eine professionelle Kommunikation mit Studierenden und externen Partnern sicherzustellen.
• Grundlegende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um die internationale Kommunikation zu erleichtern.
• Erfahrung in der administrativen Bearbeitung von Drittmittelprojekten sowie in der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln.
• Hohes Maß an sozialer Kompetenz und Teamarbeit, um aktiv und kooperativ im Institut zu arbeiten.
• Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten zur effizienten Erledigung der Aufgaben im Büro.
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und Herausforderungen im Verwaltungsbereich.
• Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen zur effektiven Unterstützung des Lehrstuhls und Instituts.

Benefits

• Gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• Sport- und Freizeitangebote
• Umfangreiche Verpflegung
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Flexible Arbeitszeiten
• Moderne Arbeitsplätze

Kontakt

Frau Dr. Christiane Mahr

Tel: 00493916758871

Email: christiane.mahr@ovgu.de