Assistenz(w/m/d)derAbteilungsleitungGenbank{Bürokaufmann/-frau}
Über diesen Job
Als Assistenz (w/m/d) der Abteilungsleitung Genbank am Leibniz-Institut für Pflanzen-Genetik und Kulturpflanzenforschung (IPK) erwarten Sie vielfältige administrative Aufgaben wie Terminorganisation, Korrespondenz und Unterstützung bei der Lehrplanung. Sie arbeiten in einem dynamischen Team und tragen zur Erhaltung der Agrobiodiversität bei. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung. Die Stelle ist für 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit auf Entfristung, beginnend am 01.12.2026.
Aufgaben
- Verwaltungsaufgaben koordinieren, einschließlich Terminen und Berichtswesen.
- Post und E-Mails bearbeiten.
- Akten führen.
- Dienstreisen für Arbeitsgruppenleiter planen.
- Abwesenheitszeiten registrieren und Meldungen weiterleiten.
- Konferenzen, Tagungen und Seminare organisieren und vorbereiten.
- Schreib- und Korrespondenzaufgaben der Abteilung übernehmen.
- Abteilungsleiter bei der Lehrplanung unterstützen.
- Kommunikation mit der Universität unterstützen.
- Saatgut der Genbank versenden.
- Anfragen in deutscher und englischer Sprache bearbeiten.
- Begleitpapiere für den Versand erstellen.
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Berufsausbildung ist erforderlich.
- Umfangreiche Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um effektiv zu kommunizieren.
- Fähigkeit zur effizienten Organisation von Terminen, Reisen und Veranstaltungen.
- Selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise wird erwartet.
- Ausgeprägte Teamarbeit und kommunikative Fähigkeiten sind erforderlich.
- Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Korrespondenz.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an diverse Büroumgebungen.
- Kenntnisse im Bereich Dokumentation und Verwaltung von Ressourcen.
- Fähigkeit zur Datenpflege und -verwaltung in verschiedenen Systemen.
- Erfahrung im Umgang mit externen Partnern und Institutionen.
- Kompetenzen im Bereich Projektmanagement und Organisation von Konferenzen.
Benefits
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Transparente Bezahlung
- Vollzeitbeschäftigung
- Zusammenarbeit im Team
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