Assistenz(m/w/d){Kaufmann/-frau-Bürokommunikation}
Über diesen Job
Die Deutsche Akademie der Naturforscher e.V. Leopoldina sucht eine Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Wissenschaft-Politik-Gesellschaft am Hauptsitz in Halle (Saale). Zu den Aufgaben gehören die organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen, Sekretariatsaufgaben und Gästebetreuung. Bewerber sollten eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder vergleichbar sowie Berufserfahrung mitbringen. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, bietet eine Vergütung nach TVöD-Bund und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 10.07.2026 über das Online-Portal der Leopoldina einzureichen.
Aufgaben
- Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Veröffentlichungen durchführen
- Adressverteilern erstellen, Adressdatenbanken pflegen und ergänzen
- Einladungen und Serienbriefe versenden
- Rückläufe bearbeiten und Korrespondenz führen
- Beschaffungen abwickeln, einschließlich Recherche, Angebotseinholung und Auswahl
- Verhandlungen führen und Dienstleister beauftragen
- Überwachung von Dienstleistern in Absprache
- Gästebetreuung bei Veranstaltungen übernehmen
- Sekretariatsaufgaben durchführen, einschließlich Terminplanung und -überwachung
- Posteingang und -ausgang bearbeiten
- Beschaffungsmanagement durchführen (MACH-System)
- Sitzungsunterlagen vorbereiten und Protokolle führen
- Aktenführung und Statistiken führen
- Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung durchführen
- Versandmanagement und Materialverwaltung übernehmen
- Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz nach skizzierten Angaben führen
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbar
- Erfahrung im Umgang mit MS-Office-Anwendungen, besonders Excel und Word
- Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sorgfältige Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
- Fähigkeit zur Erstellung und Pflege von Adressdatenbanken
- Erfahrung in Sekretariatsaufgaben und Postbearbeitung
- Kenntnisse im Bereich Beschaffungsmanagement
- Freude an Teamarbeit und interdisziplinärer Zusammenarbeit
Benefits
- Betriebliche Altersvorsorge
- Mobiles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeit
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Vermögenswirksame Leistungen
- Jobticket
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