340/2025­Sachbearbeitung­Studienservice­/­WelcomeDesk­(w/m/d)

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine engagierte Person für die Sachbearbeitung im Studienservice / WelcomeDesk (w/m/d) in Vollzeit. Die unbefristete Stelle bietet ein spannendes Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben, darunter die Betreuung des WelcomeDesks und Unterstützung in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung. Gesucht wird ein Bewerber mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung oder einem Hochschulstudium, idealerweise mit Erfahrung in der Hochschulverwaltung und guten Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und einem wertschätzenden Team.

Aufgaben

• Betreuung des WelcomeDesks während der Öffnungszeiten des Campus Welcome Centers
• Annahme und Bearbeitung von Dokumenten und Anfragen in deutscher und englischer Sprache zu allen Themen des Student Life Cycles
• Annahme, Registrierung und Weiterleitung von Anträgen im Alumni- und Prüfungsservice
• Bearbeitung von akademischen Abschlussanfragen
• Erstellung von Notenbescheinigungen und Abschlussbestätigungen
• Annahme von Abschlussarbeiten und Beglaubigungen nach gesetzlichen Vorgaben
• Verantwortung für den Event- und Besucherservice bei Inhouse-Veranstaltungen im Campus Welcome Center
• Betreuung des Relationship Managements interner und externer Kooperationspartner im Campus Welcome Center
• Pflege der Webseiten des Studienservice und der Infomonitore im Campus Welcome Center
• Unterstützung der Allgemeinen Studienberatung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen für Studieninteressierte und Studierende
• Unterstützung in Hochphasen im Backoffice des Studierendensekretariats

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder Studium in Wirtschaftswissenschaften, Verwaltungswissenschaften oder Geisteswissenschaften erforderlich.
• Erfahrungen in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung sind von Vorteil.
• Kenntnisse der allgemeinen hochschulrechtlichen Bestimmungen und universitätsspezifischen Ordnungen gewünscht.
• Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Office-Paket, HIS-Programmen und CMS Egotec.
• Interkulturelle Kompetenzen und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sind essentiell.
• Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen einzustellen, sind wichtig.
• Fließende Deutschkenntnisse (C2 oder Muttersprache) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2) erforderlich.
• Idealerweise Kenntnisse in einer weiteren Sprache, um die internationale Ausrichtung der Universität zu unterstützen.
• Erfahrungen im Event-Management und Besucherservice sind vorteilhaft.
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit zur wertschätzenden Zusammenarbeit in einem offenen und herzlichen Team.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Einarbeitung
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Wertschätzende Zusammenarbeit
• Moderne Arbeitsplätze
• Vielfältiges Arbeitsumfeld
• Gespräche auf Augenhöhe
• Sport- und Freizeitangebote
• Verpflegung in Mensen und Cafeterien
• Übliche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Kontakt

Frau Annika Kirbs

Tel: 00493916752283

Email: annika.kirbs@ovgu.de