MitarbeiterderPoststelle(m/w/d){Kaufmann/-frau-Büromanagement}
Über diesen Job
Die Stadtverwaltung Halberstadt sucht einen Mitarbeiter für die Poststelle (m/w/d) im Bereich Kaufmann/-frau - Büromanagement in Teilzeit (30 Stunden, unbefristet). Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung von Eingangspost, Telefonservice sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten. Bewerber sollten eine abgeschlossene Berufsausbildung, PC-Kenntnisse und Kommunikationsfähigkeiten mitbringen. Die Stadt bietet ein modernes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungsfrist ist der 16.10.2026, Starttermin der 01.01.2027.
Aufgaben
- Bearbeitung der klassischen Eingangspost sowie digitaler Zugangskanäle (DE-Mail, besonderes Behördenpostfach)
- Vorsortierung nach Fachbereichen unter Beachtung von Postordnung und Sicherheitsaspekten
- Prüfung auf Gefährdungspotential bei der Postbearbeitung
- Registrierung nachweispflichtiger Sendungen (Einschreiben, PZA)
- Verteilung der Post in Postfächer und Organisation innerbetrieblicher Transporte
- Entgegennahme und versandfertige Bearbeitung der Ausgangspost
- Beratung der Fachämter bei der Ausgangspost
- Festlegung der Versandart, Erstellung von Paketlabels und Bearbeitung von Retouren
- Abholung und Einlieferung von Sondersendungen bei der Post
- Annahme von Telefongesprächen und zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
- Absicherung der Vermittlungszeiten der Stadt Halberstadt
- Prüfung der Reaktionen und Ansagen der KI-Telefonzentrale über das Dashboard
- Kontakt mit dem Support zur Fehlerkorrektur der Telefonzentrale
- Übergabe und Annahme von Postsendungen an und vom Kurierdienst
- Führen des Schlüsselübergabe-Buches
- Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen mittels Rechnungsworkflow
- Beschaffung, Verteilung und Abrechnung von Briefmarken
- Rechnungsstellung an den Eigenbetrieb
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder ähnliche Qualifikation
- Kenntnisse in Aufbau- und Ablauforganisation der Stadtverwaltung für effiziente Postzuordnung
- Erfahrungen im Umgang mit PC-Anwendungen, insbesondere MS Office (Word, Outlook)
- Grundkenntnisse der gesetzlichen Rahmenbedingungen, einschließlich Datenschutz (DSGVO) und Postordnung
- Fähigkeit zur Kommunikation und Gesprächsführung, um Informationen effektiv weiterzuleiten
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit Zuverlässigkeit und Priorisierungsfähigkeit
- Kenntnisse im Umgang mit Behördenpostfächern und digitalen Kommunikationskanälen wie DeMail
- Erfahrung in der Bearbeitung von Rechnungen und administrative Aufgaben
- Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, gegebenenfalls auch in Vollzeit
- Vertrautheit mit Post- und Versandprozessen einschließlich sicherer Sendungen
- Organisatorische Fähigkeiten zur Strukturierung innerbetrieblicher Transporte und Abläufe
- Gutes Verständnis für Sicherheitsaspekte im Postwesen und Gefährdungspotenziale
Benefits
- Moderne Arbeitsumgebung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gesundheitsförderung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Fahrradleasing
- Attraktive Vergütung
- Weiterbildung
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