Sachbearbeitung­Vorzimmerdienst/­Kreistag­{Verwaltungsfachangestellte/r­-Kommunalverwaltung}

Über diesen Job

Der Altmarkkreis Salzwedel sucht eine/n engagierte/n Verwaltungsfachangestellte/n für die Sachbearbeitung im Vorzimmerdienst/Kreistag in Vollzeit. Angeboten wird ein unbefristeter Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Zu den Aufgaben gehören unter anderem die Terminplanung, Protokollführung und Unterstützung der Kreistagsmitglieder. Bewerben Sie sich bis zum 23.03.2026 und werden Sie Teil eines modernen und familienfreundlichen Arbeitgebers!

Aufgaben

• Angelegenheiten des Kreistagsbüros bearbeiten
• Terminplanung und Bündelung der Sitzungsunterlagen für den Kreistag und Kreisausschuss unter Beachtung der Ladungsfristen durchführen
• Einladungen und Sitzungsunterlagen einschließlich Vorberatung vorbereiten
• Sitzungsdienst mit Protokollführung und Nachbereitung der Sitzungen durchführen
• Servicestelle für die Kreistagsmitglieder, Fraktionen, kreislich Beauftragte und Anfragende sein
• Fachämter bei der Sitzungsvorbereitung und der Nutzung der Fachanwendung Session unterstützen
• Fachanwendung Session und App Mandatos administrieren
• Persönliche Daten der Kreistagsmitglieder verwalten
• Büro- und Terminmanagement für das Amt für Rechts- und Kreisangelegenheiten durchführen
• Posteingang und Postausgang bearbeiten
• Terminplanung und -koordination sowie Empfang von Besuchenden organisieren
• Korrespondenz einschließlich Erstellung von Glückwunschschreiben, Aufbereitung von Ansprachen und Redebeiträgen bearbeiten
• Beschlussvorlagen in Session anlegen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Materialbestellungen und Führen des Urlaubsplanes/-kalenders bearbeiten
• Akten verwalten
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, Tagungen, Präsentationen und Dienstreisen durchführen
• Reibungslosen Organisationsfluss zwischen dem Landrat und den nachgeordneten Stellen sicherstellen
• Sitzungs- und Besprechungsunterlagen aufarbeiten
• Protokolle unterschriftsreif anfertigen
• Besuchsabläufe organisieren und erforderliche Korrespondenz sowie Vorabsprachen selbstständig anfertigen
• Verdienstausfall und Aufwandsentschädigungen abrechnen
• Fahrtkosten und Sitzungsgelder der Kreistagsmitglieder und ehrenamtlich Tätiger bearbeiten
• Anträge auf Verdienstausfall prüfen
• Fragen zum Entschädigungsrecht bearbeiten
• Zuarbeit zur Haushaltsbildung leisten und Haushaltsansätze planungsseitig erfassen

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss im Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten für die Korrespondenz und Protokollführung
• Gutes logisches Denkvermögen und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten für das Terminmanagement und die Sitzungsorganisation
• Teamfähigkeit und soziale Kompetenz, um effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten
• Verantwortungsbewusstsein und Leistungsbereitschaft bei der Bearbeitung von Anfragen und Verwaltungsaufgaben
• Belastbarkeit und Flexibilität in der Handhabung von wechselnden Aufgaben und Anforderungen
• Erfahrung in der Verwaltung von Akten sowie in der Vorbereitung von Besprechungen und Tagungen
• Kenntnisse im Entschädigungsrecht zur Bearbeitung von Anträgen auf Verdienstausfall und Sitzungsgelder
• Führerschein der Klasse B für die Erledigung von dienstlichen Aufgaben vor Ort

Benefits

• Unbefristeter Arbeitsplatz
• Betriebliche Altersversorgung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Flexible Arbeitszeitregelung
• Mobiles Arbeiten
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Herr Peitz

Tel: 004939018401801

Email: bewerbung@altmarkkreis.de