Büroleitung­und­persönliche­Assistenz­des­Kulturamts-und­Eigenbetriebsleiters­(m/w/d)­{Fachwirt/in­-Verwaltung}

Über diesen Job

Die Stadt Weißenfels sucht eine Büroleitung und persönliche Assistenz (m/w/d) für den Kulturamts- und Eigenbetriebsleiter. Diese unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche) in der Entgeltgruppe 9a TVöD bietet ein interessantes Aufgabenspektrum, darunter die Organisation des Amtsleitungsbüros und die Koordination wichtiger Informationsflüsse. Bewerber sollten über eine entsprechende Qualifikation und relevante Berufserfahrung verfügen sowie ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten mitbringen. Attraktive Nebenleistungen und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld erwarten Sie. Bewerbungen sind bis zum 27.10.2026 erwünscht.

Aufgaben

• Leitung und Organisation des Amtsleitungsbüros einschließlich der Koordination von Arbeitsabläufen
• Termin-, Informations- und Dokumentenmanagement durchführen
• Vorbereitung und Aufbereitung von Entscheidungen, Sitzungsunterlagen, Sachstandsberichten, Präsentationen und komplexen Sachverhalten
• Koordination und Nachverfolgung von Aufträgen, Beschlüssen und amtsübergreifenden Themen
• Steuerung wichtiger Informationsflüsse
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufträgen, Projekten sowie wechselnden Fach- und Querschnittsaufgaben
• Wahrnehmung dauerhafter Fachaufgaben, insbesondere die Koordination des Themenfeldes 'Erinnern und Gedenken'
• Organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit dem Sport- und Freizeitbetrieb durchführen
• Vor- und Nachbereitung sowie Koordination von Besprechungen und Gremienterminen
• Überwachung vereinbarter Maßnahmen
• Funktion als zentrale Ansprech- und Schnittstelle zwischen Amtsleitung, Führungskräften, Organisationseinheiten und externen Institutionen

Anforderungen

• ausgeprägtes Organisations- und Steuerungsvermögen zur effektiven Verwaltung und Koordination von Betriebsabläufen
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise zur Bearbeitung komplexer Sachverhalte und Entscheidungen
• hohe analytische Fähigkeiten zur Aufbereitung von Sitzungsunterlagen und Berichten für die Amtsleitung
• gutes Verständnis von politischen und organisatorischen Zusammenhängen zur Unterstützung von maßgeblichen Projekten
• ausgezeichnete Kommunikations- und Beratungskompetenz für den Austausch mit internen und externen Stellen
• hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Loyalität in der Rolle der persönlichen Assistenz
• Fähigkeit zur eigenständigen Bearbeitung von Sonderaufträgen und amtsübergreifenden Themen
• Kompetenz in der Koordination und Nachverfolgung von Aufträgen sowie der Überwachung von Maßnahmen
• Erfahrung in der Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Gremienterminen
• Kenntnisse im Dokumentenmanagement für effiziente Informationsflüsse innerhalb der Amtsleitung

Benefits

• Attraktive Nebenleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten
• Jahressonderzahlung
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Kontakt

Tel: +4934433700

Email: bewerbung@weissenfels.de