129/2026­Sekretär*in­(m/w/d)­{Sekretär/in}

Über diesen Job

An der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg wird eine Stelle als Sekretär*in (m/w/d) im Institut für Intelligente Kooperierende Systeme angeboten. Die Position ist in Entgeltgruppe 6 TV-L und ist zur Krankheitsvertretung befristet. Zu den Aufgaben gehören Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation sowie die Betreuung von Dienstreisen und Drittmittelprojekten. Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariatsbereich. Bewerbungen sind bis zum 7. Juli 2026 über das Online-Bewerbungsportal einzureichen.

Aufgaben

• Verwaltungsarbeiten und Büroorganisation im Institut IKS durchführen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Terminmanagement und Telefondienst erledigen
• Schriftverkehr bearbeiten, Sichtung und Verteilung des Schriftverkehrs durchführen
• Sitzungen vor- und nachbereiten
• Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten durchführen
• Elektronische Aktenablage verwalten
• Büromaterial, Geräte und Inventar bestellen, beschaffen und verwalten
• Organisieren und Vorbereiten von Dienstreisen, Gastvorträgen und Exkursionen
• Reisekostenabrechnungen vorbereiten
• Haushaltsmittel bewirtschaften
• Bestell- und Rechnungswesen durchführen
• Verträge für wissenschaftliches und studentisches Personal bearbeiten
• Drittmittel verwalten und bewirtschaften

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Büromanagement oder ähnliche Qualifikation
• Erfahrungen im Bereich der allgemeinen Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation
• Sehr gute Fertigkeiten im Umgang mit modernen Büroarbeitsmitteln und -software
• Erfahrungen im Umgang mit Publikumsverkehr und Kundenkommunikation
• Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Kenntnisse in der administrativen Bearbeitung von Drittmittelprojekten wie DFG oder EU
• Fähigkeit zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln und Rechnungswesen
• Hohe soziale Kompetenz und Teamfähigkeit sowie Bereitschaft zur aktiven Zusammenarbeit
• Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und Herausforderungen

Benefits

• Gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Moderne Arbeitsplätze
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Sport- und Freizeitangebote
• Umfangreiche Verpflegung
• Wertschätzende Führungskultur
• Diversität und Nachhaltigkeit

Kontakt

Frau Dr. Christiane Mahr

Tel: 00493916758871

Email: christiane.mahr@ovgu.de