Sachbearbeiter­Gremienorganisation­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Gemeinde Petersberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter/in für die Gremienorganisation in Vollzeit (39 Stunden/Woche). Zu den Aufgaben gehören allgemeine Verwaltungsaufgaben, die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Beschwerdemanagement sowie rechtliche Angelegenheiten. Erwartet werden eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, Erfahrungen im Umgang mit Gesetzestexten und sehr gute kommunikative Fähigkeiten. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 7 TVöD (VKA) und bietet attraktive Entwicklungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 14.11.2025 erwünscht.

Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben durchführen
• Zentralen Telefondienst abwickeln
• Protokolldienste leisten
• Besucher empfangen
• Postangelegenheiten bearbeiten
• Gremiensitzungen organisatorisch vorbereiten und nachbereiten
• Ordnungsgemäßen Sitzungsdienst überwachen und steuern
• Sitzungsunterlagen fristgerecht zusammenstellen und versenden
• Beschlussvorlagen erstellen und prüfen
• Niederschriften erstellen und prüfen
• Ausführung der Beschlüsse aus den Gremien überwachen
• Kommunikation zwischen Verwaltung und Gremien sicherstellen und steuern
• Aufwandsentschädigungen, Auslagenersatz, Reisekosten und Sitzungsgelder der Gremien abrechnen
• Qualifizierungsmaßnahmen für ehrenamtliche Mitglieder der Gremien organisieren
• Beschwerdemanagement betreiben als Bindeglied zwischen Bürgern, Gremien und der Verwaltung
• Hauptsatzung und Geschäftsordnung verwalten und prüfen
• Verwaltungshandeln auf Rechtssicherheit überprüfen
• Beschlussvorlagen überprüfen
• Personelle und organisatorische Vorbereitung sowie Durchführung aller Wahlen koordinieren
• Briefwahl in Abstimmung mit der Gemeindewahlleitung organisieren
• Qualifizierungsmaßnahmen für ehrenamtliche Wahlvorstände durchführen

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder erfolgreich abgeschlossener Beschäftigungslehrgang I ist erforderlich.
• Sicherer Umgang mit Gesetzestexten und deren Anwendung in der Verwaltung.
• Fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und -kommunikation für eine effiziente Verwaltung.
• Erfahrungen im Umgang mit Ratsinformationssystemen und Kenntnisse über Verwaltungsstrukturen.
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in mündlicher und schriftlicher Ausdrucksweise.
• Flexibilität zur Teilnahme an Abendveranstaltungen und Protokollierung von Gremiensitzungen.
• Strukturiertes, eigenverantwortliches und sorgfältiges Arbeiten mit hoher Belastbarkeit.
• Konflikt- und Teamfähigkeit zur Unterstützung einer kollegialen Arbeitsatmosphäre.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen für administrative Aufgaben.
• Führerschein der Klasse B für dienstliche Erledigungen.

Benefits

• Attraktive Stelle
• Vergütung nach TVöD
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre
• Moderne IT-Infrastruktur
• Betriebliche Altersvorsorge
• Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Frau Heike Scheibe

Tel: 004934606253110

Email: personal@gemeinde-petersberg.de