Sekretär/Sekretärin(m/w/d)imAmtfürBildung,Soziales,KulturundSport
Über diesen Job
Die Stadt Schönebeck (Elbe) sucht zum frühestmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär/eine Sekretärin (m/w/d) im Amt für Bildung, Soziales, Kultur und Sport. Zu den Aufgaben gehören die Büroorganisation, die Koordination von Terminen sowie das Verfassen von Schriftstücken. Erwartet werden allgemeine Sekretariatskenntnisse, Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten. Die Stelle bietet ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Fortbildungsangeboten. Bewerbungen sind bis zum 07.01.2026 einzureichen.
Aufgaben
- Administrative Vorgänge für den Amtsleiter/die Amtsleiterin bearbeiten
- Postein- und -ausgang bearbeiten sowie Postverteilung an Sachgebiete organisieren
- Outlook- und Tischkalender führen sowie interne und externe Termine koordinieren
- Wiedervorlage organisieren und überwachen
- Kopierarbeiten erledigen, Faxsendungen durchführen und Schriftstücke einscannen
- Informationen mündlich und per E-Mail an Mitarbeiter bzw. SGL weiterleiten
- Kurze Schreiben, Hausmitteilungen und E-Mails selbstständig verfassen
- Schriftstücke (z. B. Stellungnahmen, Briefe, Entwürfe) nach Diktat oder Vorlage erstellen
- In Beratungen Protokoll führen
- Erforderliche Unterschriften einholen
- Schriftgut des Amtsleiters/der Amtsleiterin ordnungsgemäß ablegen
- Unterlagen für die Archivierung vorbereiten
- Ergänzungslieferungen in Fachliteratur einordnen
- Urlaubsplanung der Sachgebiete zusammenstellen
- Anwesenheit von nachgeordneten Einrichtungen erfassen
- Büromaterial bestellen
- Sonstige zumutbare Aufgaben im Arbeitsbereich erledigen
Anforderungen
- Allgemeine Sekretariatskenntnisse für effiziente Büroorganisation
- Erfahrungswissen in der Bearbeitung administrativer Vorgänge und Postbearbeitung
- Hervorragende Organisationsfähigkeit einschließlich Terminplanung und Wiedervorlagen
- Kenntnisse der DIN 5008 für die Erstellung von Schriftstücken
- Sichere Protokollführung und Erstellung von Dokumentationen
- Umfangreiche Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook und Textverarbeitung
- Starke Kommunikationsfähigkeit sowohl mündlich als auch schriftlich
- Verantwortungsbewusste und teamorientierte Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit unter Druck
- Hohe Leistungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
Benefits
- Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
- Entgeltgruppe 4 nach TVöD
- Flexible Arbeitszeiten
- Fort- und Weiterbildungsangebote
- Vermögenswirksame Leistungen
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Jobradleasing
- Steuerfreie Sachbezugskarten
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