097/2026­Assistent*in­(m/w/d)­im­Büro­des­Rektors

Über diesen Job

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine*n Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors in unbefristeter Vollzeitstelle. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung des Rektors und der Rektoratsmitglieder bei organisatorischen Aufgaben, die Kommunikation mit externen Partnern sowie die Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten. Bewerber*innen sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen sowie Erfahrung im Assistenzbereich, insbesondere im Hochschul- oder Wissenschaftssektor. Die Universität bietet ein attraktives Arbeitsumfeld mit umfassenden Entwicklungsmöglichkeiten und einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

Aufgaben

• erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste sein
• ein vorausschauendes Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystem vorhalten einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten im Rektorat
• operative Begleitung der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
• eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
• Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
• Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
• Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
• Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
• Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
• eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexer Vorgänge zur Entscheidung

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation ist erforderlich
• Diskretion, Loyalität und Vertraulichkeit sind unerlässlich für den Umgang mit sensiblen Informationen
• Verbindliches und souveränes Auftreten ist wichtig für die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern
• Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind notwendig für die eigenständige Bearbeitung von Aufgaben
• Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in hochschulspezifischen Funktionen sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, ist notwendig
• Hohe Lernbereitschaft und Organisationsvermögen sind entscheidend im Umgang mit neuen Herausforderungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse sind erforderlich

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Chancengerechtigkeit
• Vielfalt
• Inklusion
• Eltern-Kind-Zimmer
• Ferienbetreuung
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Persönliche Entwicklung
• Attraktive Verpflegungsmöglichkeiten

Kontakt

Tel: 00493916758683

Email: r-r@ovgu.de