Assistenz­der­wissenschaftlichen­Geschäftsführung­(m/w/d)­{Assistent/in­-Controlling}

Über diesen Job

Das Leibniz-Institut für Neurobiologie in Magdeburg sucht eine Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre befristet und beinhaltet die Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Prozessen sowie die Koordination von Terminen und Veranstaltungen. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrungen im Assistenzbereich, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Selbstständigkeit mitbringen. Ein attraktives Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten werden geboten. Bewerbungsschluss ist der 16.09.2026.

Aufgaben

• Aufbau und Pflege eines Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems, einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Operative Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation des wissenschaftlichen Geschäftsführers.
• Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern.
• Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen.
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von institutsinternen und externen Veranstaltungen, Sitzungen und Empfängen.
• Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen.
• Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten der Geschäftsführung.
• Eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen und Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung.

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsorientierten Beruf, idealerweise als Fremdsprachensekretär/in.
• Diskretion, Loyalität und Vertraulichkeit in der Kommunikation sowie ein souveränes, serviceorientiertes Auftreten.
• Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein im eigenen Aufgabenbereich mit ausgeprägter Entscheidungsfähigkeit.
• Einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, insbesondere in einer leitungsnahen Funktion im Wissenschaftsumfeld.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, inklusive der strukturierten Dokumentenaufbereitung.
• Hohes Maß an Lernbereitschaft und Organisationsvermögen in Umgang mit neuen Aufgaben und sich ändernden Anforderungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen.
• Fähigkeit, vertrauliche Daten und Dokumentationen sorgfältig zu pflegen und zu verwalten.
• Kompetenz in der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokollen.

Benefits

• Leistungsgerechte Vergütung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Internationales Arbeitsumfeld
• Moderne Arbeitsplätze

Kontakt

Frau Andrea Exner

Tel: 0391626392411

Email: Bewerbung@linmagdeburg.de